Tjenester i sky trumfer reiser på fly

Video, sosiale nettverk og fremtidsrettet teknologi på arbeidsplassen. Verktøyene som tilrettelegger for digitale møteplasser blir stadig mer avansert, parallelt med bonuspoengregler for flyreiser som blir mer komplisert.

Det er på tide at virksomheter betrakter investering i moderne samarbeidsløsninger som en investering i en grønnere fremtid.

Under Senterpartiets landsmøte i vår fikk Gunnhild Stordalens reisevaner kritikk fra talerstolen. Samme helg som titusenvis av ungdommer samlet seg til klimaprotest, ble Stordalen oppfordret til å bruke e-post i stedet for privatfly. Hun var selv ikke til stede for å forsvare sitt forbruk. Fokuset på digitale verktøy som reduserer reisebehov på jobb, fortjener imidlertid fornyet oppmerksomhet.

Nordmenns CO2-utslipp er over åtte tonn årlig per innbygger, godt over gjennomsnittet på verdensbasis. Statistikk fra EU-byrået Eurostat viser at vi er et av landene i Europa med flest innenlandsreiser årlig. Selv om antall forretningsreiser ble noe redusert fra 2015 til 2017, viste en undersøkelse fra Egencia i 2016 at Norge er i verdenstoppen hva gjelder reiser i jobbsammenheng. Hva kan vi gjøre for å redusere antall forretningsreiser ytterligere?

Les også: Ingen endringsvilje, ingen digitalisering

Avansert utstyr er ikke en forutsetning

Historisk har gjerne ikke videomøter blitt sett på som fullgode alternativ til møter ansikt-til-ansikt. Verdien av det fysiske møtet og uformelle diskusjoner har vært for stor, eller kompetansen og teknologien for gjennomføring av digitale møter har vært mangelfull. Denne oppfatningen må vi utfordre: I dag er e-post og tradisjonelle videomøter langt fra det eneste alternativet til fysiske møter, og det finnes en rekke tilbydere på markedet. Nå kan digitale møter automatisk tas opp og transkriberes. Samtaler mellom deltagere med ulike språk kan oversettes direkte. I tillegg kan teknologitrender som virtuell og utvidet virkelighet, hvor 3D-modeller og hologrammer vil bli et vanlig syn i møterommet, gjøre det enklere å velge digitale alternativer foran reise.

Avansert utstyr er ikke nødvendigvis en forutsetning. Virksomheter som går over fra lagring på egne filservere til lagring i skyen, får gjerne en rekke produktivitetsverktøy som blant annet legger til rette for kommunikasjon på tvers av lokasjoner og flater med på kjøpet. Sammen med denne typen oppgradering er det viktig at virksomheten tilrettelegger for digitale møter gjennom dedikerte rom og opplæring av de ansatte.

Når man vurderer å investere i nye samarbeidsverktøy, må også enheter og møterom være tilpasset den nye måten å jobbe på. Slike investeringer må starte med reelle forretningsbehov og mål som de nye verktøyene skal bidra til å oppfylle. Bedriftens reisebestemmelser og miljømål bør knyttes til dette arbeidet. Reduksjon i reise kan likevel ikke være det eneste argumentet: En ny digital plattform vil først og fremst bidra til en bedre og mer effektiv samarbeidskultur internt, hvor det er lett å komme i kontakt med kolleger på tvers av nivåer og avdelinger. Dette kan igjen gi mer smidige organisasjoner med økt innovasjonsevne.

Må forankres hos ledelsen

Muligheten for å spare miljø, tid og penger ved å sitte på Tøyen i møte med deltagere fra Tallin og Tokyo kan likevel være en betydningsfull gevinst ved innføring av en mer moderne samarbeidsplattform. Det er viktig at den positive miljøgevinsten måles, ikke minst for å motivere egne ansatte. I Sopra Steria vil vi for eksempel fremover systematisk sammenligne trender knyttet til reisevirksomhet med antall og kvalitet på digitale sesjoner i våre egne interne verktøy.

Gevinster ved innføring av moderne samarbeidsløsninger kommer ikke av seg selv. Behovet for innføringen må være forankret hos lederne og matche de ansattes behov. Det kan være fordelaktig å innføre verktøyene steg for steg, sammen med en kommunikasjons- og opplæringsstrategi tilpasset de ulike rollene i virksomheten.

Virtuelle møter og samarbeid gjennom digitale flater er selvsagt ikke alltid å foretrekke. Noen ganger, særlig i starten av en relasjon, er det viktig å møtes ansikt til ansikt. Har din virksomhet veiledning for når man bør vurdere å kjøre et møte digitalt fremfor å reise? I takt med teknologisk utvikling er det viktig at virksomheter holder seg oppdatert og legger til rette for at ansatte enkelt kan velge bort fly for alternativer som finnes i skyen allerede.

Dette innlegget var først publisert i Kapital, juni 2019. 

Legg igjen en kommentar