Hva er likheten mellom Titanic og digital transformasjon? Slik kan data og informasjon bli ditt isfjell

Størrelse, teknologisk fremskritt og fart var utslagsgivende da Titanic traff det famøse isfjellet i 1912. Disse tre faktorene kan bli like utslagsgivende i møte med ditt eget isfjell.

Teknologi og vilje til digital transformasjon er tilstede hos virksomheter over det ganske land. Men om din planlagte digitale transformasjon er Titanic, hva slags utfordringer ligger i horisonten og venter? Det kan være mange forskjellige ting, men dette innlegget vil fokusere på kvalitet på data og informasjon. Mange sliter med å hente ut virksomhetens potensial fordi grunnlaget for den digitale transformasjonen ikke er godt nok. Data- og informasjonskvalitet kan rett og slett bli ditt isfjell.

Først, la oss ta noen steg tilbake og samle oss rundt begrepene data og informasjon.

Strukturerte og ustrukturerte data

Data blir i noen sammenhenger omtalt som «den nye oljen» blant annet fordi data er grunnlaget for maskinlæring. Data kan være rådata (enkeltstående data uten kontekst, for eksempel sensordata som kommer fra et system), data satt i kontekst som strukturert informasjon i en database eller ustrukturert informasjon tradisjonelt fanget i dokumenter. Dokumenter kan forøvrig være strukturert i en database med metadata som beskriver hva dataene i dokumentet handler om.  Til sammen kan alle disse dataene gi virksomheter ny innsikt og nye måter å jobbe på.

For at data skal gi mening må teknologien forstå hva den handler om, og da snakker jeg ikke om at den skal forstå norsk (noe som foreløpig ikke fungerer så bra), men forstå hvordan ting forholder seg til hverandre. Det er derfor kritisk å starte prosjekter basert på data og informasjon som vi har god kontroll på. Altså informasjon som har høy integritet, som er fullstendig og strukturert i en database som gir relevant kontekst. Når dette er tilstede, kan man hente ut verdier som for eksempel maskinlæring og digitale tvillinger vil gi. Å bruke informasjon uten integritet som input, er en direkte risiko fordi man ikke kan vite hva kvaliteten på det man får ut igjen er.

Les også: Øk sikkerheten med stordata

Kunnskapsarbeideres informasjonshåndtering er i endring

Kunnskapsarbeidere er produsenter av informasjon som er grunnleggende input til digitalisering. For at denne inputen skal være god, må de ansatte ha tydelige forventninger til hvor de registrerer sin informasjon. Hvilken informasjon er verdifull, hvor skal den håndteres og lagres og med hvilken kvalitet?

Mye informasjon er tradisjonelt fanget i tradisjonelle dokumenter (word, powerpoint, excel), men vi ser nå at mer og mer informasjon lagres i ulike fag-databaser. Man får da flere kilder for informasjon, og det er viktig at de ikke overlapper hverandre. I tillegg bør de brukes riktig for å få god kvalitet på innholdet. Vi ser også at det oppstår nye former for dokumenter. Det kan for eksempel være Trello-kort (Trello er et planleggingsverktøy som er dynamisk og minner om de gule lappene som henger på veggen når vi jobber agilt) som kan oppfattes som en kilde uten verdifullt innhold. Men et dokument er bare en hvilken som helst konteiner med informasjon, så det bør tas et bevisst valg på om en kilde har verdifullt innhold. Det er viktig å ikke forbinde «dokumenter» med tradisjonelle digitale papirdokumenter. Inneholder det verdifull informasjon bør det fanges på en strukturert måte.

Disse endringene gjør det vanskelig å fange informasjon som kan gi verdi for selskaper på et senere tidspunkt. Når vi sammen med dette tar med utfordringer forbundet med at informasjon lagres på feil sted (for eksempel på en fildisk i stedet for i et arkiv), med duplikater, manglende struktur og dårlig kvalitet, så ser man konturene av isfjellet. Noe som derimot ikke endrer seg, er vanene med å lagre informasjon i en folderstruktur på en fildisk. Visste du at den vertikale folderstrukturen ble oppfunnet på 1880-tallet? Den fungerte godt i en analog tid men i en digital verden blir den en del av isfjellet som består av dårlig informasjonskvalitet.

Kunnskapsarbeideren må ha dataforståelse

Titanic ble advart om isfjell i farvannet sitt. De justerte kursen, men ikke farten. Digitalisering og digital transformasjon krever både riktig kurs og fart, basert på blant annet data- og informasjonsgrunnlaget som man sitter på.

Som en del av digitaliseringsagendaen er det viktig å revurdere hvordan man jobber med informasjons- og kunnskapsstyring, både med hensyn til prosesser, roller og ansvar, og hvilke verktøy man velger. Få arbeidstakere har et forhold til hva data er og hvordan deres håndtering av data og informasjon påvirker selskapets evne til å transformere seg digitalt. Derfor er det viktig at dagens digitale kunnskapsarbeidere har en grunnleggende dataforståelse. I tillegg trenger man en datastrategi, og denne bør man begynne på samtidig som man legger sin digitale transformasjonsstrategi. All data, uavhengig av hvilken form den har, må vurderes for å angi om den har verdi. Data som har verdi må videre håndteres i kontrollerte kilder.

Vi står på terskelen av den fjerde industrielle revolusjon, og døren er vidåpen. Likevel gjelder det å ha noen strategiske veikart å følge mens veien blir til. Slik blir reisen enklere og med færre isfjell i horisonten.

Dette innlegget var først på trykk i Computerworld, februar 2019.

Legg igjen en kommentar