3 tips for en bærekraftig rammeavtale

TRE TIPS FOR EN BÆREKRAFTIG RAMMEAVTALE: Dette innlegget var først på trykk i Computerworld 26. mars. 2018.

Rammeavtaler er nyttige og forenkler anskaffelsesprosessene. Likevel er det ikke alltid de fungerer over tid. En god relasjon skapes ved bærekraftige rammeavtaler for begge parter. Det handler om å gjøre hverandre gode.

 

Råd #1: Grundig egenanalyse

Leverandører i en konkurransesituasjon vil etterstrebe å være best på det oppdragsgiver spør om -nettopp for å vinne rammeavtalen. Derfor er viktig å stille de rette spørsmålene og være presis i utformingen av forespørselen. På den måten kan man oppnå tilbud fra de best egnede leverandørene og en effektiv anskaffelsesprosess.

Hva er det egentlig som gjør at en leverandør er bedre enn en annen? Et godt valg av leverandør krever både selvinnsikt og egenevaluering. Hva er din organisasjons styrker? Hva kan bli bedre? Hva trenger og forventer du av leverandøren? Hvilken relasjon vil du ha til leverandørene? Trenger du en strategisk partner, eller trenger du en ad-hoc ressursleverandør? Hvor mye tid har du til oppfølging? Hvor mange leverandører klarer du å håndtere?

Les også: Avtaler må være bra for begge parter. Men er de det?

Råd #2: Åpenhet om evalueringsmodell

Tildelingskriteriene er kriteriene som legges til grunn for valg av leverandør. Evalueringsmodellen brukes til å sammenligne tildelingskriteriene og vektingen av disse i vurderingen. En kombinasjon av pris og kvalitet kan være gode kriterier. For tung vekting av pris i forhold til kvalitet, kan ha uheldige effekter. Kvalitet kan omfatte mye. Det er derfor viktig at kvalitetskriteriene gjenspeiler det som er viktig i anskaffelsen. Bruk gjerne flere kvalitetskriterier og vekt disse etter hva du anser som verdifullt.

Det er ikke pliktig å opplyse om bruk av evalueringsmodell, men det kan gi store fordeler. Det handler som oppdragsgiver om å være attraktiv slik at man får tilbud fra de beste leverandørene i markedet. Åpenhet om evalueringsmodellen viser tydelig hva som er viktig. Dette tiltrekker leverandører med spisskompetanse på nettopp disse områdene. Åpenhet bidrar også til færre irrelevante tilbud.

For leverandørene er det stor konkurranse om de fleste rammeavtaler og de vil måtte gjøre en prioritering i forhold til hvilke rammeavtaler de skal søke på. Leverandørene vil prioritere å by på rammeavtaler hvor de har høy vinnersjanse, gode utviklingsmuligheter og stort potensiale for inntjening over tid. Disse faktorene er mye enklere å vurdere for leverandørene hvis det er åpenhet om evalueringsmodellen.

Les også: Tre overraskelser og potensielle gevinster som utviklere vil få gjennom GDPR

Råd #3: Konkurransedyktige og bærekraftige vilkår

Det er dyrt med store anskaffelser, både for oppdragsgiver og leverandører. Rammeavtaler er langvarige avtaler, som typisk går over flere år. Det brukes mye tid på å utforme utlysninger, og de kan være svært ressurskrevende å besvare. For de store rammeavtalene kan omfanget være tusenvis av timer. Da blir det viktig å ikke velge feil oppdragsgiver eller leverandør.

Gjennom avtaleperioden vil svingninger i markedet påvirke priser, tilgang på konsulenter og hvor attraktiv rammeavtalen er. Når markedet er godt og etterspørselen er større enn tilbudet, vil leverandørene måtte prioritere mellom avtaler og kunder. Dette gir leverandørene mulighet til å prioritere å levere på de mest attraktive avtalene med de beste vilkårene. Som oppdragsgiver bør du derfor tenke nøye igjennom vilkårene. Det er i din interesse at de er konkurransedyktige over tid og at rammeavtalen fungerer også i et presset marked.

TRE TIPS FOR EN BÆREKRAFTIG RAMMEAVTALE: Dette innlegget var først på trykk i Computerworld 26. mars. 2018.

Solveig har jobbet i konsulentbransjen siden 1998 og har erfaring som konsulent både i privat og offentlig sektor som utvikler, testleder og prosjektleder. Hun har de siste 13 årene hatt ulike leder- og salgsroller.

Legg inn en kommentar