Digital samhandling: Tre gode grunner til hvorfor det gir deg konkurransefortrinn

En mann og en kvinne driver med digital samhandling på en PC.

Hva er digital samhandling, og hvorfor bør virksomheter være opptatt av det? I en tid hvor den teknologiske utviklingen går i rekordfart, blir effektiv samhandling internt i virksomhetene viktigere og viktigere.

Samhandling hva-for-noe?

Sier du at du jobber med digital samhandling får du kanskje et spørrende uttrykk i retur. Samtidig dukker samhandling stadig opp når man snakker om digitalisering og hvordan løse sentrale samfunnsutfordringer i tiden som kommer.

Digital samhandling er ikke mye annerledes enn fysisk samhandling, hvor man henter ut verdier ved å jobbe sammen på tvers mot et felles mål. Her legger man til rette for bruk av effektive digitale verktøy for å nå målene. Dette kan være internt i en virksomhet gjennom sosiale plattformer og arbeidsrom for dokumenter, eller eksternt i form av datautveksling og felleskomponenter i det offentlige.

Tre grunner til å sette i gang med digital samhandling

Det finnes ulike drivere for å innføre digitale samhandlingsverktøy i en virksomhet. Det kan være knyttet til utskifting av gamle systemer, eller brukernes og virksomhetens krav om mer strukturert samarbeid i grupper og på tvers av selskapet. Det er en økende forventning fra ansatte om effektive digitale samhandlingsverktøy hvor det er lett å kommunisere, informasjon er tilgjengelig, og man får svar på det man lurer på raskt.

I tillegg finnes det andre gode argumenter for hvorfor det lønner seg å legge til rette for digital samhandling i en virksomhet – og hvorfor det kan være kostbart å la være:

1. Samhandling får kontroll på informasjonsmengder

Vi produserer mer og mer informasjon, og ettersom datamengdene vokser blir det vanskeligere å finne det man er på jakt etter. Veritas’ «Data Genomics Index» fra 2016 som undersøker informasjonsmengder hos de 500 største selskapene i USA, viser at virksomhetene øker sin datamengde med i gjennomsnitt 39 prosent hvert år. Mye av informasjonen er ikke i aktiv bruk, og 41 prosent av de totale datamengdene hos virksomhetene har ikke blitt redigert de siste tre årene, ifølge undersøkelsen (Veritas 2016).

Ved hjelp av digitale samhandlingsverktøy som blant annet håndterer informasjon, kan det være lettere for sluttbrukerne å få rask oversikt over hva som finnes. Med gode rutiner for kategorisering og søk i dokumentbiblioteker kan det for eksempel være lettere for en nyansatt å finne siste utgave av et relevant dokument, sammenlignet med å lete i dype mappestrukturer på et fellesområde.

2. Samhandling bryter ned siloer

Samhandling på tvers av en virksomhet kan åpne opp organisatoriske barrierer, såkalte «siloer», hvor det i utgangspunktet ikke er utbredt med kunnskapsdeling utover egen enhet.

Digitale samhandlingsverktøy i form av interne sosiale medier for rask informasjonsutveksling på tvers av selskapet, kan være et effektivt virkemiddel for å bryte ned siloer og skape en kultur for samarbeid der det er relevant. Verktøyene kan bidra til å forsterke delingskulturen hos en virksomhet ved at man får en arena for å stille spørsmål eller dele fagstoff og betraktninger fra egen arbeidshverdag. Ved at man legger til rette for lavterskel kommunikasjon i det daglige, blir det lettere å få oversikt over aktiviteter og fagpersoner rundt om i virksomheten. Dersom en nyansatt trenger svar på et spørsmål før hun har oversikt over hvem som gjør hva på sin nye arbeidsplass, kan hun få svar raskt ved å stille spørsmål gjennom denne typen verktøy.

Les også: Interne sosiale medier: Nå må du endre internkommunikasjonen

3. Samhandling gjør at du henger med

Det skrives mye om at vi lever i en tid med rask teknologisk utvikling. Vi leser om den fjerde industrielle revolusjon, og det spås at måten vi jobber på og hvilke prosesser vi jobber med, kommer til å endres i takt med utviklingen.

Skal man henge med i en skiftende hverdag der ting skjer fort, blir det viktigere og viktigere at man klarer å hente ut ressurser i egen virksomhet, og legge til rette for kunnskapsdeling på tvers. Informasjonen medarbeiderne skaper mens de arbeider i virksomheten og den kunnskapen medarbeiderne besitter, er en sentral del av de totale ressursene en virksomhet disponerer. Dersom det ikke finnes gode samhandlingsverktøy for håndtering av informasjon eller kommunikasjon på tvers av enheter, vil ikke virksomheten dra nytte av denne kunnskapen i den grad det er mulig. Det kan fort bli dyrt.

Dersom man ender opp med å gjøre dobbeltarbeid, bruke unødvendig tid på å lete etter informasjon og har ansatte som ikke kjenner til hverandres kompetanse, risikerer man å bli forbigått av virksomheter med bedre kontroll på informasjon og samarbeid i egne rekker.

Digital samhandling er ikke svaret på alt, men kan bli et viktig virkemiddel for å være best mulig rustet for tiden som kommer.

Les også: Gevinstrealisering i samhandlingsprosjekter: Seks tiltak for å lykkes

Lær mer på SharePoint Saturday 11. november 2017

Lurer du på hvordan du kan sette i gang med samhandling hos deg? Den 11. november holder Sopra Steria foredrag på konferansen SharePoint Saturday Oslo med temaet «One size does not fit all: a practical approach to a dynamic collaboration roadmap». Vi sees der!

Torunn er konsulent i Information Management i Sopra Steria.

Legg inn en kommentar