Slik kan IT hjelpe eiendomsmegleren og utbyggeren

Faksimile fra bladet Eiendomsmegleren, et fagblad for eiendomsmeglere.

NYTTIG FOR FAGFOLK: Dette innlegget er basert på en artikkel som først ble publisert i bransjebladet Eiendomsmegleren. (Faksimile: Eiendomsmegleren)

Dersom eiendomsmeglere og utbyggere hadde hatt en felles digital kommunikasjonskanal på tvers under nye byggeprosjekter, kunne de lettet arbeidsprosessen underveis og redusert alvorlige feil og mangler ved overtakelse. 

Eiendomsmeglere har et imponerende antall prosesser de skal igjennom når de skal selge en bolig. Det blir ikke mindre komplekst når de skal selge et stort prosjekt med nye boliger. Da er det en utbygger med i bildet som er ofte har mye av kontrollen, men ikke nødvendigvis spesielt egnede samhandlingsløsninger.

Dette har jeg de siste årene fått litt innsikt i, ettersom jeg kjøpte ny bolig i et rekkehus-prosjekt av en utbygger/megler, og solgte min gamle bolig via en annen megler. Den ene hadde toppmoderne IT-løsninger for å støtte opp under prosessene sine, den andre ikke… og vi som kunder merket det svært godt.

Eiendomsmeglere har idag flere gode løsninger for sine prosesser fra flere spesialtilpassede verktøy som for eksempel WebMegler, Fox, Vitec og flere. Disse verktøyene er skreddersydd for innhenting av informasjon, trykk av prospekter og håndtering av budrunder. Sånn sett en ganske oppegående og moderne bransje. Så har jeg pratet litt med forskjellige eiendomsmeglere jeg kjenner, og det er to temaer jeg ser går igjen som utfordrende: Nybyggprosjekter og oppfølging av potensielle og eksisterende kunder.

Jeg tar for meg nybyggprosjekter for det har jeg personlig erfaring med, da jeg for litt over et år siden flyttet inn i ett nytt hus jeg hadde kjøpt på tegning et par år tidligere. I nybyggprosjekter kan en eiendomsmegler lett havne i en skvis der utbygger tar mye av styringen, og det kan skape endel kommunikasjonsutfordringer, både før, under og etter utbygging.

«Her i Norge er vi gode på skreddersøm», kunne jeg nylig lese i avisen. Norsk boligbransje skreddersyr nye boligere etter kjøpernes ønsker stadig mer, og det er vi visstnok svært gode på. Basert på egen erfaring etter å ha vært igjennom akkurat denne prosessen med ny bolig og skreddersøm (eller tilvalg), så blir det blir lett mye e-poster, dokumenter og telefonsamtaler uten at man får satt ting i system, selv om dette egentlig bør være ganske repetative og gjenbrukbare prosesser fra prosjekt til prosjekt.

Da jeg kjøpte det nye huset og skulle igjennom tilvalgslister, tidsfrister, befaringer og lignende opplevde vi dette på kroppen. En salig blanding av telefonsamtaler, e-poster, store skjemabunker i posten og muntlige lovnader på byggeplassen gjorde det vanskelig nok for oss som kjøper å holde styr på vårt hus, jeg kan tenke meg at det var mye verre for megleren som ble sittende som mellommann på hele prosjektet med 34 hus.

Etter at vi hadde flyttet inn, fant vi ut av noen naboer hadde bedt om andre tilpasninger enn de som stod i tilvalgslistene. Disse tilpasningene var veldig smarte, men siden vi ikke hadde visst om muligheten, så hadde ikke vi fått den muligheten. Her ser jeg for meg et stort potensiale i forbedring ved bruk av et prosessverktøy som for eksempel ServiceNow. Jeg skal ta for meg to scenarioer som eksempel:

1. Enklere prosess rundt tilvalg

Med en enkel portal der kjøperne logger seg inn kunne megler ha lagt ut tilvalgslistene med direkte utfylling, varsling om frister og lignende. De kunne også lagt ut tips til ting folk gjerne endrer på og nye muligheter for tilvalg som måtte dukke opp underveis i prosjektet.

Service Now Timeline
Eksempel fra ServiceNow på oversikt over en prosess som kunne vært et tilvalg eller endringsønske.

Her kunne kjøperne også hatt muligheten til å sende inn spesielle forespørsler og fått direkte tilbakemelding fra megler, utbygger eller underleverandør. Hvis tilbakemeldingene har interesse for flere kjøpere vil megler lett kunne publisere dette ut til portalen som alle kjøperne i prosjektet har tilgang til.

Når man først har et spesielt tilvalgsønske som krever behandling, kunne man brukt systemet til å se hvem som jobbet med saken og automatisk fått et flytdiagram som viser hvilke underleverandører som er involvert, prioritet på saken og hva de har fått som ansvar. Dette ville gjort det lettere å følge opp leverandørene og så prioritere de viktigste ønskene først. Kjøperen vil i samme system få varsel om hva kostnadene ved tilvalgsønskene blir og godkjenne dem direkte i systemet.

Når endringene er godkjent, så ville entreprenør og håndverkere ute på byggeplassen hatt saksinformasjonen tilgjengelig på mobiltelefon eller nettbrett med tegninger fra leverandør, materiell-lister og tekst om hva som er avtalt. De kunne hatt sjekklister å gå igjennom for å sikre kvalitet og gjennomføringevne.

Jeg tror antall alvorlige feil og mangler ved en overtakelse ville kunne vært betydelig redusert om man hadde en klarere og felles digital kommunikasjonskanal hele veien fra kjøper, megler, utbygger, entreprenør og ned til den utførende håndverkeren.

2. Analyse og oppfølgning

Til slutt ville megler og utbygger hatt ett viktig og felles verktøy for analyse. De ville automatisk fått visualisert hvilke leverandører som fulgte opp, hva slags tilvalgssaker som gikk igjen, hvem som brukte lengst tid, var dyrest og så videre.

Service Now Analyse
Eksempel fra ServiceNow på hvordan megler og utbygger kunne målt fremgangen i prosjektet.

Megler kunne rett og slett med ett par tastetrykk tatt temperaturen på prosjektet.

Alt dette ville gjort livet lettere for megler, entreprenøren, underleverandørene og ikke minst; kunden, altså huskjøperen. Det beste er at med den teknologien vi har i dag så kan dette leveres fiks ferdig som en SaaS-tjeneste, tilgjengelig for alle, overalt.

Vi flyttet inn i vårt nye hus i november 2014. Vi har storkost oss her og vil fortsette å kose oss her i mange år fremover. Husene er flotte og deilige å bo i, og vi har ikke angret ett sekund på huskjøpet, selv om vi til tider har vært mildt sagt frustrert over manglende oppfølgning fra utbygger.

Noen ganger plaget vi megleren vi kjøpte huset av direkte, for vi visste at hun ville purre og mase for oss, og det gjorde nok også mange av mine naboer. Eiendomsmeglere har nemlig en helt annen forståelse av hva kundene forventer av oppfølgning i forhold til en utbygger. Her har utbyggere mye å lære av eiendomsmeglerne.

Dersom et prosessverktøy hadde blitt brukt i alle ledd i prosjektet, så ville nok både megleren og utbyggeren vår spart flerfoldige timer med frustrerende og unødig arbeid.

Selvfølgelig er ikke et IT-verktøy nok, det må en endring av arbeidsvaner til for å få en skikkelig gevinstrealisering, og det har mine kollegaer skrevet om før.

Gaute er ansatt i Sopra Steria som forretningsutvikler innen Application Performance Monitoring og teknisk test. Han har over 15 års erfaring og har jobbet i Sopra Steria siden 2011.

Legg inn en kommentar