Informasjon er den nye valutaen: Bruk høsten til å komme i gang med informasjonsstyring

Informasjonsstyring: Nærbilde av noen som skriver på en PC

I sommer har vi sett at Norge er helt i toppen i en oversikt over verdens digitale økonomier. Samtidig viser fersk statistikk at vi har en vei å gå når det gjelder utnyttelse av digitale informasjonsressurser. Høsten er et godt tidspunkt for å etablere enda bedre orden på informasjonen som produseres ved å ha god informasjonsstyring.

«Og Have rullar svært mot Land, og Regne driv mot Rute; det syng og susar um Øyde-Strand, at no er allting ute». Arne Garborg maler et dystert bilde av årstiden vi går inn i gjennom diktet «Haust». Samtidig kommer årstiden med snev av forventning: førsteklassinger og ferske studenter tropper opp til nye skoleår. I arbeidslivet kommer kolleger uthvilte tilbake fra avslappende sommerdager, klare for en fersk start med blanke ark og ny giv på jobb. Med andre ord et godt tidspunkt for å vurdere om virksomheten utnytter digital informasjon på en effektiv måte.

Les også: Derfor fortjener informasjonsforvaltning en plass på virksomhetens agenda

Informasjon er den nye valutaen

Informasjon dokumenterer kunnskap og vi er alle storforbrukere av informasjon, hele tiden.  For å effektivt utnytte virksomhetens informasjonsprosesser trenger man god styring over prosesser og løsninger som inneholder virksomhetskritisk informasjon uansett om det er styredokumenter, eposter, rapporter eller tegninger. Informasjon omtales gjerne som «the new currency», den nye valutaen, og god oversikt over og kontroll på egne informasjonsressurser regnes for å være et konkurransefortrinn i en verden hvor vi omgir oss med informasjon til enhver tid.

I Stortingsmeldingen «Digital agenda for Norge» kan vi lese at arbeid med helhetlig informasjonsforvaltning er viktig i digitaliseringen av offentlig sektor. Dette er viktig, for eksempel med tanke på kommunereformen som kan innebære at kommuner med en rekke ulike fagsystemer for rettighetsinformasjon, slås sammen. Forsvarlig bevaring og tilgjengeliggjøring av offentlig informasjon er knyttet til demokratiske prinsipper. Samtidig har god utnyttelse av egen informasjon gevinster også for den enkelte virksomhet, privat som offentlig.

Les også: Står informasjonsforvaltningen foran en mørk tidsalder?

Digitalt moden, bare ikke når det gjelder utnyttelse av digital informasjon

I World Economic Forum’s «Global Information Technology Report 2016» utgitt i juli i år havner Norge på en fjerdeplass på en oversikt over verdens digitale økonomier. Rapporten påpeker tendenser til stagnering i Norges utvikling, men fremhever den digitale modenheten i befolkningen vår. Man kan lese at «(…..) Norwegian firms are capitalizing on the high ICT literacy among the general population and workforce by using digital technologies heavily in their interactions with consumers as well as among each other».

Samtidig som vi skårer nokså bra på rapporten fra World Economic Forum viser statistikk fra Riksarkivet at norske virksomheter har en lang vei å gå når det gjelder håndtering av digital informasjon. Over 70 prosent av norske kommuner mangler rutiner for langtidsbevaring av digitalt materiale. Statistikken viser også at det er mye arbeid igjen når det gjelder håndtering av digital informasjon i private bedrifter. For den enkelte virksomhet kan dette bety unødvendig tidsbruk knyttet til gjenfinning og ikke minst duplisering av eksisterende informasjon.

Det kan være kostbart å vente. Den globale organisasjonen Association for Image and Information Management (AIIM) peker på tre «disruptive teknologier», teknologier som forstyrrer status quo, man bør være klar for de neste årene. Dette er knyttet til bruk av applikasjoner, skytjenester og nye måter å jobbe på. Moderne kunnskapsarbeidere forventer tilgjengelig informasjon hvor som helst, når som helst. Dette vil stille ytterligere forventninger til håndtering av informasjon.

Begynn med orden i eget hus

For å best utnytte egne informasjonsressurser må man ha en helhetlig tilnærming til styring av disse. Dette forutsetter god oversikt over egen informasjonsvaluta, og etablering og jevnlig oppdatering av policyer for håndtering av informasjon som ser informasjonen i sammenheng med regelverk, prosessbeskrivelser, roller, infrastruktur og teknologi i virksomheten. Med orden på den digitale informasjonen i eget hus, kan det gjøre virksomheter enda mer konkurransedyktig i den digitale tiden vi lever i.

«No er her sturt, no er her kaldt», skriver Garborg i sitt «Haust». Fin tid å skaffe enda bedre orden inne på, er det ikke?

Dette innlegget var først på trykk i Computerworld torsdag 25. august 2016

Torunn er konsulent i Information Management i Sopra Steria.

En kommentar om “Informasjon er den nye valutaen: Bruk høsten til å komme i gang med informasjonsstyring

Legg inn en kommentar