Interne sosiale medier: Nå må du endre internkommunikasjonen

Interne sosiale medier er ikke bare en trend. På bildet ser du et faksimile fra en kronikk i DN, samt bilde av artikkelforfatter Hanne Kristine Fjellheim.

I TIDEN: Dette innlegget ble først publisert på etterbørssidene til Dagens Næringsliv onsdag 04.05.16. Innleggsforfatter Hanne Kristine Fjellheim er community manager og ansvarlig for Sopra Sterias interne sosiale medier.   

I løpet av få år vil det ikke lenger være et spørsmål om man har et internt sosialt nettverk. Det vil være noe som dagens arbeidstakere forventer at virksomheten tilbyr.

Med utrullingen av Facebook at Work i begynnelsen av 2017 vil vi se at bruken av interne sosiale medier vil skyte fart – og allerede står hele 60 000 virksomheter på venteliste. Måten vi kommuniserer har forandret seg radikalt de siste ti årene, og det er ingen grunn til at arbeidsplassen ikke skal følge etter. Om kunnskapsmedarbeideren er den nye oljen, må norske virksomheter tilrettelegge for kunnskapsdeling på medarbeidernes egne premisser.

Det er allerede en rekke norske selskaper som har tatt i bruk interne sosiale medier, men det oppleves at mange bedriftsledere er skeptiske til utfordringene som følger i kjølvannet av en slik implementering. Den skepsisen bør legges til side dersom norske ledere er opptatt av virksomhetens fremtid.

Les også: Interne sosiale medier: En tidstyv eller nøkkelen til god internkommunikasjon?

Interne sosiale medier er ikke bare en trend

For ti år siden hadde vi hverken smarttelefoner eller sosiale medier. I dag kan de fleste av oss under 35 år ikke se for oss et liv uten dem. Dagens unge arbeidstakere, såkalte millenials, er digitale innfødte og har nye forventninger til digitalt lederskap og kommunikasjon. Virksomheten må derfor tilpasse seg det nye medielandskapet for å kapre de gode hodene som kommer ut av universitetene.

Store selskaper som Sopra Steria, DNB, Telenor, Sparebank1-gruppen og Innovasjon Norge med mange flere, har forstått at interne sosiale medier ikke bare er en trend. DNB og Telenor har begge introdusert Facebook at Work som såkalte «Early Adopters» tidlig i 2016 – for til sammen mer enn 47 000 medarbeidere. Noen av Norges største virksomheter tar dermed nye internkommunikasjonskanaler på alvor. Men hvorfor? Hva er det med interne sosiale medier som er så viktig?

Legger til rette for innovasjon

For det første er det en kunnskapsdelingsplattform og en digital læringsarena som bryter ned siloer internt i virksomheten og reduserer bruk av e-post. Dette kommer både selskapet og medarbeiderne til gode. Et eksempel fra DNBs interne sosiale nettverk er at medarbeidere kommer med sine egne og sine venners erfaringer med Vipps rett i «Vipps-gruppen». Slik blir det lavterskel kommunikasjon mellom utviklerne og medarbeiderne. Dette legger også til rette for innovasjon, med uformelle diskusjonsfora for ideer, støtte og innspill.

Det finnes også mye kunnskap som sitter i hodene på medarbeiderne, kunnskap som ikke er nedskrevet. Interne sosiale medier tilrettelegger for at man kan innhente dette. I konsulentselskapet Sopra Steria bruker for eksempel salgsorganisasjonen dette hyppig for å sette sammen team i forbindelse med nye tilbud. Hvilke kontakter og nettverk har Sopra Sterias ansatte? Et annet eksempel er at man på et faglig spørsmål kan få innspill fra en rekke kolleger på tvers av virksomheten – bare ved hjelp av et par tastetrykk.

Interne sosiale medier bidrar også til demokratisering av informasjonsflyten og bryter ned hierarkier. Alle medarbeidere har en stemme på lik linje som ledelsen, og både gode og dårlige nyheter deles på nettverket. Dette gjør at ledelsen fort kan fange opp både det som engasjerer og det som skaper misnøye.

Les også: Lederrollen i den digitale tidsalder: 7 T-er for god ledelse

Endringsledelse er alfa og omega

Men interne sosiale medier trenger styring og retningslinjer om det skal bli en suksess. Det må kobles opp mot kjernevirksomheten og dens strategier, og det må forankres i ledelsen. Ledelsen må selv være tilstede og aktive på nettverket. Endringsledelse og forventningsstyring om hva kanalen skal brukes til er alfa og omega for å få medarbeiderne med på laget.

Så er du klar for å sette i gang prosessen med å endre din internkommunikasjon?

Det er altså ikke et spørsmål om om du bør investere i et internt sosialt nettverk. Det er et spørsmål om når. Det lønner seg ikke å være den som står igjen på stasjonen når toget har gått.

Vil du lære mer om interne sosiale medier, hva de kan gjøre for virksomheten din og hvordan du kan implementere det? Delta på gratis lynkurs 15. juni fra 08.30 til 11.00 ved å melde deg på her.

Hanne Kristine Fjellheim er Communication Manager i Sopra Steria. Hun brenner for kommunikasjon og samhandling mellom mennesker ved hjelp av både nye teknologier og tradisjonelle kanaler. Hanne er også leder for WASS: Women at Sopra Steria, og jobber aktivt for å balansere kjønnsbalansen i IT-bransjen. Hun har en bachelorgrad i journalistikk, en mastergrad i Corporate Communication og bakgrunn som journalist og fotograf.

13 kommentarer om “Interne sosiale medier: Nå må du endre internkommunikasjonen

  1. Spennende tanker. Men spørsmålet er vel heller ikke «når?» – til det er svaret «nå». Spørsmålene er «hvilke» kommunikasjonsmidler gir god effekt (på en skala scorer Yammer «meh!») Og «hvordan» stimulere til verdifull bruk. Har du svaret?

    • Hei Johannes!

      Et svar med to streker under er det vel ingen som har ennå – til det er kommunikasjonsformen for ny, og under kontinuerlig endring. Det jeg tror er derimot at Facebook at Work har en helt annen evne til å engasjere enn for eksempel Yammer (som vi alle kan være enige at er litt «meh» innimellom). Vi ser at Yammer har falt litt «bakpå», og klarer ikke å holde tritt med ny teknologi og kommunikasjonsform. For eksempel ønsker vi som jobber med kommunikasjon å bruke video i større grad enn vi gjør i dag, men det er vanskelig på Yammer sin plattform. Jeg tror at folk flest kommer til å ha et helt annet forhold til FB at Work-plattformen enn de har til Yammer – rett og slett fordi de har en annen kjennskap til den. Det kan kanskje fremstå som banalt, men man «føler» mer for Facebook enn man gjør for Yammer. DNB, som har FB at Work, sier selv at deres egne medarbeidere nå sjekker FB at Work-appen i samme slengen som de sjekker vanlig Facebook på kveldstid, på bussen, toget eller lignende. Mer aktivitet vil også føre til mer bruk.

      Men du nevner også verdifull bruk. Der tror jeg det er opp til ledelse og kommunikasjon å jobbe kontinuerlig med opplæring av medarbeidere. Man må identifisere superbrukere og bruke dem i sitt arbeid med å bygge gode rutiner og holdninger, lederne må være bevisste på sin rolle på nettverket, og de må også være ambassadører for bruk. I tillegg må man ha ha kontinuerlig styring for å unngå et sammensurium av grupper som ikke brukes, og innhold må være søkbart og tagget. Det er en stor governance-jobb, og det er forståelig at virksomheter ser på jobben som omfattende – spesielt hvis man tenker at «ting fungerer jo som de er». Det vi vet er at dersom man klarer å få nettverket opp på bena er det svært mange belønninger, i form av kulturbygging (spesielt i konsulentselskaper!), mer effektiv samhandling, mindre silotenking og epost, mer transparent kommunikasjon og mye mer.

      //Hanne

      • Finnes det noen som beskriver hvordan forskjellige problemstillinger løses med corporate sosiale medier.

        Jeg ser at det er noen scenarioer som går igjen. For eksempel er jeg med å organisere noen konferanser. Da har vi en løst definert gjeng med arrangører som kommuniserer relativt hyppig. Et annet scenario er at man har et problem man skal løse og ønsker å finne noen som har relevant erfaring i selskapet. Da er man interessert i å nå et bredere publikum. Samtidig ønsker man jo ikke å bli avbrudt hele tiden. Og så føler jeg at jeg ikke har «pulsen» på selskapet – hva skjer egentlig om dagen?

        Er dette problemstillinger du har erfaring med å løse?

    • Hei igjen! Jeg har dessverre ikke sett spm nummer 2 før nå – beklager dette! Skal svare etter beste evne 🙂

      Du drar frem følgende scenarier:
      «For eksempel er jeg med å organisere noen konferanser. Da har vi en løst definert gjeng med arrangører som kommuniserer relativt hyppig.» Her kan du opprette en gruppe, der dere kan diskutere og dele innhold relatert til konferansene.

      «Et annet scenario er at man har et problem man skal løse og ønsker å finne noen som har relevant erfaring i selskapet. Da er man interessert i å nå et bredere publikum.» Da må du bruke gruppen som gjelder alle i selskapet, enten du vil nå alle globalt eller du kan ta det på enten skandinavisk nivå, eller land-nivå. Sett opp notifications, slik at du bare får varsler når du får svar på innlegget ditt, ikke ellers.

      «Og så føler jeg at jeg ikke har «pulsen» på selskapet – hva skjer egentlig om dagen?» Jeg foreslår for alle medarbeiderne våre å bruke Yammer-appen, og bruke den når man sitter på bussen eller toget på vei hjem fra jobb. Scroll gjennom dine relevante grupper og fellesgruppene for å få en idé om hva som foregår, og for å se om du kan lære noe, hjelpe, eller bli hjulpet av andre. Vær også strategisk i hht hvilke grupper du følger for å unngå rot i feeden din – da vil det oppleves som støyete og vanskelig å få med seg det viktigste.

      Håper dette var til noe hjelp! 🙂

      //Hanne

      • På konferansesiden bruker vi Slack nå. Det tror jeg fungerer mye bedre enn Yammer her. Meldingsvolumet er rett og slett for stort for Yammer.

        For å finne erfaring internt føler jeg at Yammer har fungert ok på måten du beskriver. Men det er mange som aldri leser meldingene på Yammer og dermed finner vi ikke kompetansen når vi trenger den. Her føles ikke Yammer riktig.

        For «pulsen» er jeg enig i at Yammer er et bra medium. Men vi er ikke så flinke til å poste prosjektnyheter her noen av oss. Hvordan kan det bli bedre?

  2. Av og til er ikke Facebook at work en mulighet. Og flere av alternativene er ikke så lette å bruke som facebook, og da er det færre som bruker de. Det interne sosiale mediet blir en lekeplass for ledelsene og markedsavdelingen. Hva gjør man da? Hvordan få med seg resten av de tause ingeniørene?

    • Hei Helge!

      Takk for innspill. Vi ser at Facebook definitivt har et fortrinn på brukervennlighet. Fordi vi alle kjenner brukergrensesnittet så godt, er det lettere å få til økt bruk. Likevel er det mange selskaper som bruker verktøy som Slack, Yammer og SocialCast med mer, med stor suksess.

      Jeg har troen på, som jeg nevner også for Johannes i svaret over, at endringsledelse og engasjementsbygging er nøkkelen: «Jeg tror det er opp til ledelse og kommunikasjon å jobbe kontinuerlig med opplæring av medarbeidere. Man må identifisere superbrukere og bruke dem i sitt arbeid med å bygge gode rutiner og holdninger, lederne må være bevisste på sin rolle på nettverket, og de må også være ambassadører for bruk. I tillegg må man ha ha kontinuerlig styring for å unngå et sammensurium av grupper som ikke brukes, og innhold må være søkbart og tagget.»

      Dersom det «makes sense» for ingeniørene å bruke det, dersom de får merverdi av bruken, og de ikke oppfatter det som støy, så tror jeg at terskelen for å bruke det er lavere. Men det krever mye av både kommunikasjonsavdelingen og ledere for styring og stimulering til bruk i de innledende fasene, før det blir rutine.

      //Hanne

  3. Hei Hanne,

    Takk for en interessant artikkel om interne sosiale medier!

    Vi har en organisasjon med om lag 1000 ansatte. Dersom du ikke allerede har valgt et sosialt medium internt – hvilken plattform ville du valgt? Facebook at Work? Hva er de største fordelene og ulempene?

    Vi satser på mer bruk av video i intern opplæring. Kan ansatte selv ta opp video og enkelt publisere dem i Facebook at Work?

    Thea

    • Hei Thea,

      Så hyggelig at du syntes den var interessant!

      Det er umiddelbart vanskelig å si noe helt sikkert om hva dere bør velge uten å kjenne til deres organisasjon.

      Men basert på egen erfaring og det du sier for fokus på video, så ville nok jeg valgt Facebook at work – eller Workplace by Facebook – som det nå har skiftet navn til. I mindre selskaper med tech-savvy ansatte vet jeg at Slack også står sterkt, pga at de har en del IRC-liknende funksjoner blant annet. Yammer er også en sterk kandidat hos mange fordi det er integrert med Windows 365 – men Yammer er dessverre i mine øyne blitt en utdatert vare…

      Det er mange grunner til at jeg derfor ville valgt Workplace. Workplace:

      – er lett for brukerne å sette i gang med, fordi de aller fleste allerede kjenner brukergrensesnittet både på PC og mobil godt.
      – har svært god og enkel videoplattform med automatisk avspilling og statistikk + live-videofunksjon (som siden lagres) som er en fantastisk funksjon for alt av town hall meetings, faggruppemøter, seminarer, krisesituasjoner etc.
      – kan du dele lenker i, som tar med seg all metadata som gjør lenkene mer klikkbare. Dette tenker man er åpenbart i 2016, men Yammer for eksempel har ikke denne funksjonen.
      – er basert på «forbruker-facebook» og vil hele tiden ha tilgang på den siste teknologien som lanseres fra Facebook.
      – har tilgang på god statistikk – som er viktig for kommunikasjonsavdelingen for å vite hva som fungerer og hva som ikke fungerer.

      Har du mer spørsmål om valg av nettverk, implementering, strategiplanlegging, opplæring eller lignende, ta gjerne kontakt med meg på hkf@soprasteria.com for et uforpliktende møte 🙂

      Du er også hjertelig velkommen på vårt lynkurs om temaet 22. november: http://www.soprasteria.no/kurs-seminarer/Kurs-seminar/2016/11/22/default-calendar/interne-sosiale-medier-er-det-p%C3%A5-tide-%C3%A5-endre-internkommunikasjonen 🙂

      Hilsen Hanne

Legg inn en kommentar