Tid for dugnad! Om bruk av designmetoder og co-creation i IT-prosjekter

Foto: Hanne Kristine Fjellheim/Sopra Steria

De av oss som noen gang har bodd i et borettslag, vært medlem av et idrettslag eller hatt barn i barnehagen har vel alle kjent på kroppen hva dugnad består av. I dette innlegget deler vi erfaringer med anvendelse av dugnadstankegangen – også bedre kjent som «co–creation» – innenfor produkt- og tjenesteutvikling i statlig sektor.

Av Andrea Kümmerle og Vidar Degrum

Begrepet co-creation kommer fra Design Thinking eller tjenestedesign, og er et konsept som har fått mer og mer oppmerksomhet og anvendelse i offentlig sektor, se for eksempel Gutstochange.

Før vi går i dybden på Co-Creation, la oss først gi dere litt bakgrunn for ett av prosjektene hvor vi har jobbet med nettopp dette:

Vårt oppdrag: online læring i statlig sektor

På samme måte som digitalisering og «strømmetjenester» har nådd musikk og video, så er utdannelse og kursing for mange blitt en like naturlig del å gjennomføre online som i et fysisk klasserom. Fordelene er åpenbare: Har du PC eller nettbrett med internett-tilgang, så kan du utdanne deg innenfor nær sagt hva du måtte ønske. Dette kan like gjerne gjøres fra din egen sofa midt på natten, hvis det passer deg bedre enn å stille morgentrøtt i et auditorium.

Vi ble gitt følgende utfordring av kunden:

Hvilken arkitektur og funksjonalitet bør en digital læringsplattform ha, når målgruppen er potensielt alle ansatte i statlig sektor? Oppgaven må sies å ha vært ganske så formidabel. Vi måtte identifisere, klassifisere og prioritere behov for virksomheter som varierer i størrelse fra 50 ansatte til flere tusen, og med alt fra ingen strategi for kompetanseutvikling, til virksomheter med fullt ut operative egne digitale læringssystemer.’

Les også: En persona(l)sak: Om bruk av personas i IT-prosjekter og tjenesteleveranser

Fasene i Design Thinking-metodikk

Vi valgte å følge Design Thinking-metodikk for dette oppdraget. Denne består av følgende faser:

What is?
Her analyserte vi nåsituasjonen og behov gjennom dybdeintervjuer. Vi strukturerte og kategoriserte funn og genererte innsikt gjennom å lage personas (se eget innlegg om personas). Så gjennomførte vi en kvantitativ spørreundersøkelse med målet om å få be- eller avkreftet funnene fra intervjuene fra en større brukergruppe.

What if?
I denne fasen så vi på mulighetsrommet for en løsning. Vi gjennomførte en idéworkshop med mål om å generere så mange som mulig ideer for elementer i design av løsning (virksomhetsarkitektur).

What wows?
I forrige fase hadde vi tenkt bredt og uten begrensninger. Nå var det tid for prioritering og velge ut de ideene for løsningen som vi hadde tro på. Vi kombinerte så ideene til tre ulike løsningsforslag.

What works?
Nå var det tid for dugnad! Vi samlet en gruppe brukere i tre ulike workshops hvor vi sammen evaluerte, diskuterte og videreutviklet løsningsalternativene til et felles løsningsforslag. Løsningsalternativene ble presentert som enkle todimensjonale prototyper, i form av en kort historie tegnet på store ark. Det gjorde det enkelt for brukerne å sette seg inn i og forstå løsningsforslaget.

Les også: Slik gir god kravspesifisering deg løsningen du vil ha

«Utvikling i felleskap» er stikkordet for Co-Creation:

Intensjonen bak Co-Creation er å involvere målgruppen og brukere for å, i felleskap med leverandøren, skape en løsning som optimaliserer opplevd nytte for de som skal bruke løsningen. Vi kan tenke på Co-Creation som en prosess hvor kunder eller (for)brukere involveres i produkt- eller tjenesteutviklingen på et så tidlig tidspunkt at de har reell innflytelse over det ferdige produktet eller tjenesten.

Co-Creation trenger ikke være begrenset til kunders behov og produktutvikling, men kan like gjerne handle om at offentlig sektor ønsker å få kompetente innspill fra innbyggere og andre interessenter i sin utforming av politikk => tjenestetilbud => tjenestens kvalitet og (kostnads)effektivitet.

Vanligvis gjennomføres Co-Creation workshops med én og én bruker om gangen, men vi valgte i dette tilfellet å kjøre workshops hvor vi inviterte flere virksomheter i samme workshop. Vi passet imidlertid på at virksomhetene vi valgte å invitere til samme workshop, også kunne tilordnes samme persona, for å unngå store motsetninger i workshopene. Slik kunne vi fokusere på en brukertype om gangen.

Les også: Tre gode grunner for å vurdere en digital læringsplattform

Stor iver og entusiasme

Vi nevnt tidligere brukte vi todimensjonale prototyper til å visualisere ulike løsningsforslag, som vi ba workshop-deltagere om å evaluere. Med andre ord tegnet vi tre ulike storyboards (altså korte historier tegnet på store ark), som beskrev tre ulike alternativer for løsningen. Det gjorde det enkelt for brukerne å sette seg inn i og forstå løsningsforslagene:

  1. Først ba vi deltagere om å bruke røde post-it lapper for å skrive eller tegne opp ting som er negative ved en løsningsforslag, og så bruke grønne post-it lapper for å skrive opp ting som er positive. Denne øvelsen ble gjennomført som «brainwriting». Det vil si at alle skriver opp i stillhet for seg selv, og så klistret lappene direkte på storyboard. På denne måten kunne vi enkelt se hvilken løsning som ble den foretrukne.
  2. Deretter ba vi deltagere om å velge den foretrukne løsningen, og sammen bygde vi videre på denne. Vi fjernet funksjonalitet som var unødvendig og la til elementer som var positive ved de andre løsningene.

Denne tilnærmingen var ny for våre deltagere, men de gikk løs på oppgaven med stor iver og entusiasme, og delte villig vekk av egen erfaring. Det ble gode diskusjoner rundt hvilke(n) funksjon(er) som var både viktige og mindre viktige i de tre skissene til en digital læringsplattform de skulle ta stilling til.

Enkle virkemidler

Det trengs ikke en avansert prototype for å vise brukere hvordan løsningen vil kunne se ut og involvere de i utvikling av løsningen. Det trengs heller ikke lang tid for å få dette til. Brukermedvirkning kan oppnås gjennom relativt enkle virkemidler, og i løpet av bare en workshop kan det oppnås ganske så mye.

Resultatene fra våre Co-Creation workshops var helt sentrale i anbefalingen til den digitale læringsarkitekturen, og «interessenter» hadde lagt både hjerne og hjerte i arbeidet. Dugnadsånden fungerer også i forretningssammenheng!

 

Andrea Kümmerle jobber som forretningsrådgiver i Sopra Steria. Hun har mange års erfaring med prosjektledelse, behovsanalyse, prosessutvikling, opplæring og kompetanseoverføring i forbindelse med innføring av nye IT løsninger. De siste årene har hun jobbet med læringsplattformer og -verktøy og er opptatt av hvordan digital teknologi kan brukes på en god og effektiv måte for å understøtte læring og målrettet kompetanseutvikling i virksomheter.

Vidar Degrum jobber som forretningsrådgiver i Sopra Steria. Han har bred erfaring fra privat og offentlig sektor, både innen operative tjenesteleveranser så vel som strategisk rådgiving. Han kombinerer en økonomisk utdannelse med praktisk erfaring fra et bredt sett av roller innen IKT; drift, forvaltning, prosjektledelse, internrevisjon og rådgiving.

Legg igjen en kommentar