Deler vi relevant kunnskap, med de riktige menneskene, på en effektiv måte?

I et marked der mer enn 70 prosent av verdiene skapes fra tjenester, er kompetanse noe av det viktigste i en organisasjon. Ikke minst må vi ha riktig kompetanse på riktig sted. Men hvordan vet vi hvilken kompetanse vi har? Har vi den kompetansen som skal til for å møte morgendagens utfordringer? Og hvordan kan vi sikre at vi deler denne kunnskapen på tvers av selskapet?

Analyseselskapet IDC publiserte i fjor en studie som viste at en gjennomsnittlig kunnskapsmedarbeider bruker 16 prosent av tiden sin på å lete etter informasjon, og 10 prosent på å analysere denne informasjonen. Når man da i 50 prosent av tilfellene ikke finner den informasjonen man leter etter, og kanskje må produsere informasjonen selv, utgjør dette store tap for mange virksomheter.

Dersom vi for enkelhets skyld sier at kostnaden for en medarbeider er 500 kroner per time, vil et slikt tidstap for en organisasjon med 100 personer utgjøre syv millioner kroner hvert år. Og da er ikke eventuell tapt inntekt regnet med.

Lete etter info

Her er mine tre tanker rundt hva som vil hjelpe en virksomhet med å bli gode på kunnskapsdeling:

Fokuser på det som er viktigst

Det er viktig å knytte tiltakene opp mot virksomhetens drivere. Hva er det som faktisk skaper verdi? Og hva er det som hindrer oss i å skape verdi?

I et selskap hvor det er viktig å hele tiden ha en oppdatert oversikt over organisasjonens samlede kompetanse, er det kanskje behov for en kompetansedatabase som er enkel å oppdatere for de ansatte. Eller kanskje man må satse på et forbedret søk på tvers av systemer som gjør det enkelt å finne informasjon uavhengig av hvilket system den er lagret i. I en annen organisasjon er det kanskje de fysiske møteplassene som er viktigst, hvor man kan dele erfaringer med hverandre og møte kolleger man ellers ikke jobber så tett sammen med.

Uansett er det viktig at tiltakene er nøye vurdert ut fra om de støtter virksomhetens kjerneoppgaver på en god måte.

Et godt tips er å tenke; Hva vil hjelpe oss til å skape verdi for kundene våre og for oss?

Gjør kunnskapsdeling til en del av de daglige prosessene

Mange har sikkert erfart hvordan det er å starte med noe nytt. Det hjelper ikke å lage nyttårsforsetter hvis du ikke gjør det som en del av den daglige rutinen. Du kan si at du skal begynne å ta vitaminer aldri så mye, men dersom du ikke setter vitaminboksen frem på frokostbordet eller ved siden av tannbørsten, kommer du aldri til å få det til.

Dette gjelder også for tiltak for kunnskapsdeling. Dersom man ikke har det som en rutine å trekke læringspunkter fra et prosjekt, eller å dele resultatene fra det man har gjort som en del av arbeidsprosessene – hjelper det ikke hvor gode tiltakene er.

Tiltakene må eies av dedikerte personer i linjen og følges opp jevnlig slik at man sikrer at det blir gjennomført. Ett eksempel kan være at man velger å gi prosjekteier ansvaret for å innhente erfaringer fra prosjektet som en del av prosjektavslutningsprosessen, og at en administrativ person har ansvaret for å følge opp at prosjekteierne gjennomfører dette.

Struktur – men fleksibilitet

For å dra nytte av tiltakene er det nødvendig å etablere en felles struktur og et felles rammeverk for arbeidet. Dette kan bidra til å sikre en felles forståelse, tankesett og begrepsapparat. Samtidig er det viktig å ikke skape for mye byråkrati. Dersom de ansatte, som skal forholde seg til dette i det daglige, drukner i tungvinte rutiner og regler, vil de finne egne veier utenom. I det lange løp vil dette gjøre det vanskeligere å dele informasjon. Jobb derfor med å finne gode og enkle løsninger som organisasjonen lett ser verdien av.

Et godt tips er å strukturere informasjonen på en måte som gjør at folk kjenner seg igjen i strukturer de allerede er vant til. En annen mulighet kan være å gi en pilotgruppe i oppgave å lage sin egen struktur, og deretter finne ut hvordan denne kan tilpasses til å gjelde hele selskapet.

Hadde landskapsarkitektene studert hvor folk går før de la opp stiene i Birkelunden, hadde det kanskje sett litt annerledes ut i dag?

Birkelunden
Folk følger ikke alltid den veien som er planlagt.

Jorunn Øyna er Consulting Manager innen endringsledelse, innovasjon og kunnskapsdeling og har det siste året fungert som Knowledge Manager internt i Sopra Steria. Jorunn har ansvar for å sikre kunnskapsdeling på tvers av selskapet i Skandinavia og er dermed ansvarlig for prosesser, systemer og organisering knyttet til dette.

Konsulent i Steria Consulting Jobber blant annet med organisasjonsutvikling og endringsledelse Glad i bøker, reising og gode venner Klatrer og danser ballett

En kommentar om “Deler vi relevant kunnskap, med de riktige menneskene, på en effektiv måte?

Legg inn en kommentar