Dokumenter på SharePoint: Er bruk av mapper en god idé?

God planlegging av dokumenthåndtering på SharePoint med informasjonsarkitektur- og forvaltning er essensielt for god samhandling og gjenfinning av bedriftens innhold. Mange bedrifter bruker for lite tid til dette når de setter opp løsningen, og ser i ettertid at de kun har kopiert bedriftens filservere uten å dra nytte av SharePoints styrker.

Bruk av mapper på SharePoint har vært en diskusjon i SharePoint-miljøet i en årrekke. De som mener noe om temaet har fordelt seg i to leirer: De som ikke ser noen grunn til å slutte med mapper og de som kjenner frustrasjonen boble over ved synet av dype mappestrukturer på SharePoint. Det har gått så lagt at «the F-word» i enkelte miljøer er synonymt med «folders», og ikke det mange vanligvis forbinder med dette uttrykket.

I miljøer der man har benyttet seg av filservere siden 70-tallet virker det helt naturlig å fortsette med dette når bedriften ønsker at sine ansatte lagrer informasjonen på SharePoint istedenfor fellesområdene. For dem virker det hinsides all fornuft å bytte ut folders med en flat struktur, og forslaget om å slutte med dette skaper ofte stort engasjement og høylytte diskusjoner.

mapper copy

Mappestruktur: Ofte blir bare bedriftens filservere kopiert over på Sharepoint uten å benytte seg av verktøyets fordeler innen informasjonsarkitektur- og forvaltning.

Tilhengere av den flate dokumentstruktur er av en helt annen oppfatning. Argumenter om at man må ha opplæring i mappestrukturer når man starter som ny i en avdeling virker gammeldags og utdatert, og at man aldri finner igjen det man har lagret i mappene, er hyppig brukt.

SharePoint har i tillegg andre begrensinger som gir dårligere funksjoner om man bruker mapper:

  • Søkefunksjonalitet: Selv om søket i de nyere SharePoint versjoner er betraktelig forbedret, vil man likevel svekke søket om dokumentet er lagret i en mappestruktur.
  • Tidsbruk for navigering: Det tar tid å klikke rundt i en mappestruktur om man ikke vet hvor dokumentet er lagret. Og det tar også lengre tid å laste inn mappestrukturen for brukeren.
  • Lange URL-er: SharePoint setter tegnene » =%20″ i URL-en om det er lagret i en mappe. «Stygge» URL-er som dette er ikke uvanlig: https://bedriftensnavn.område.com/tilbud/SitePages/Hjemmeside.aspx?RootFolder=%2Ftilbud%2FDelte%20dokumenter%2F01%20Mal%20for%20mappestruktur%
    20tilbud%2F05%2E%20Kontrakt&FolderCTID=0x077000F6E8ED425DFF594B949EF499B778CA2&View=%7B3EC368D4-313D-4387-A3A1-67B50F117E8C%7D
  • Begrensninger i antall tegn i URL: Det ligger en begrensning på 259 tegn i en URL. Overstiger du denne grensen vil du få problemer med å lagre dokumentet.
  • kt sjanse for feil: Dype mappestrukturer gir økt sjanse for feilmeldinger
  • Kun en kategori: Dokumenter lagret i en mappe er kun i kontekst av mappens navn, det er ikke mulig å legge til en kategorisering av selve mappen.
  • Duplikater: Lagres filen flere steder eller i flere mapper vil du få duplikater som senere er vanskelig å finne ut hvilken versjon som er den gyldige.
  • Begrensinger i antall elementer: Et SharePoint-bibliotek har en begrensing på 5000 elementer for å fungere optimalt. En mappe teller som et element. Det er lite hensiktsmessig å bruke 2500 av elementene man har til rådighet til mapper som inneholder et fåtalls dokumenter.
  • For fritt: Alle brukere som kan lagre et dokument, kan opprette en ny mappe. Siden de fleste av oss har ulike mentale strukturer på hvordan vi grupperer ting, vil det ta få strakser til vi er tilbake til den samme dype mappestrukturen som man hadde på filserver.
  • Fragmentering av tilgangsstruktur: Noen organisasjoner benytter seg av tilgangsstrukturer som er like avanserte som mappestrukturer. Det er mulig å legge ulike tilganger på mapper på SharePoint, men hvem som faktisk har tilgang til dokumentene i mappen er som regel ute av kontroll den dagen den ene personen som hadde oversikt slutter i bedriften.
  • Finne antall dokumenter: Hvor mange dokumenter inneholder en mappe? Hvor langt er et tau? Spørsmålene er som regel like enkle å besvare.
  • Ikke mulig å legge til metadata: Man kan ikke legge på egne felter med egen informasjon på mapper.

Hvordan finner vi frem uten mapper?

Det finnes gode måter å strukturere opp dokumentene på SharePoint istedenfor bruk av mapper. Begrepet «metadata» er kjent blant de som jobber med SharePoint, og viktig å forstå om man ønsker å strukturere innhold på plattformen. Metadata er et begrep som sier noe om dataen om dataen. I utsaget «Prisen på eplet er kr 7» er «kr 7» data mens «prisen» er metadata. «Prisen» sier noe om hvilken type data «kr 7» er.

Det er ulike måter å legge inn metadata på SharePoint for å strukturere informasjonen. En av metodene er bruk av ekstra kolonner. Kolonner kan settes opp på både dokumentbiblioteker (SharePoint betegnelse på en hovedmappe) og/eller som en felles kolonne for alle dokumentbiblioteker som finnes for et område. Bruk av kolonner gir muligheter til å opprette ulike visninger av innholdet, slik at man selv kan gi brukerne ulike måter å se hva som er relevant for dem og uten at innholdet er låst i en kategori.

Man har også muligheten til å opprette sentralt administrerte metadata. Disse metadataene-taggene kan styres fra et felles sentralt team for organisasjonen og tilgjengeliggjøres på tvers av bedriftens SharePoint-installasjoner. Om en metadata-tag endres er det kun nødvendig å oppdatere denne på én plass, og dette vil så automatisk endre seg alle steder hvor den er benyttet.

Bruk av innholdstyper kan også være et alternativ. En innholdstype kan inneholde et fast antall egne kolonner med dine metadata som kun er relevant for en type innhold, og innholdstypen kan legges til på dokumentbibliotek der den er relevant, uten at personen som har ansvaret må bygge de ekstra kolonnene manuelt inn i løsningen.

20050921-113832-4 copy

TILGJENGELIGHET: Det er ulike måter å legge inn metadata på SharePoint for å strukturere informasjonen. Det gjør gjenfinning av riktig informasjon enkelt.

«Noen ganger er det all right» med mapper

Finnes det ganger man burde bruke mapper? Ja, absolutt. Å unngå bruk av mapper på SharePoint er en anbefaling og ikke en absolutt regel. I noen tilfeller kan det til og med lønne seg å legge inn tilganger på en mappe.

For eksempel: Ledergruppen for en divisjon har et dokumentbibliotek på SharePoint med nøkkeltall for å følge måloppnåelse. Divisjonsdirektør og administrerende direktør skal ha tilgang til et ekstra sett med dokumenter som publiseres av divisjonens controller. Istedenfor å opprette et eget dokumentbibliotek for de sensitive dokumentene kan man opprette en mappe som kun controller, administrerende- og divisjonsdirektør har tilgang til. Personene som har tilgang til de sensitive dokumentene vil kunne se alle dokumenter på samme sted, mens de andre brukerne ikke vil se at det finnes en skjult mappe blant de andre dokumentene.

Automatisk tagging er et annet scenario hvor det faktisk kan være smart å bruke mapper. SharePoint har en funksjon som gjør at man kan sette på automatisk tagging av alle dokumenter som blir lagt i en mappe. Ønsker du at alle produktbeskrivelsene dine blir merket med «produktbeskrivelse» kan løsningen være å legge dem i en mappe som legger på denne taggen uten at brukeren må ta stilling til dette. Dokumentene vil være lett å finne i søk ved å søke etter taggen.

Neste versjon

Om begrensningene for SharePoint er de samme for fremtiden er vanskelig å vite. Det ligger allerede i roadmap hos Microsoft å fjerne begrensingen på 259 tegn i en SharePoint URL for neste SharePoint on-premises. For brukere som benytter seg av OneDrive i Office365 kan man allerede nå legge til egne metadata på en mappe, og mappen kan sees i ulike Views på samme måte som dokumenter som er lagret separat. Om dette er en «sneak peak» på hva som kommer i SharePoint 2016 vites ei, men bruken av denne funksjonen gir likevel mange nye spennende muligheter for dokumentstrukturer.

En god og gjennomtenkt plan av hvordan bedriftens innhold bør struktureres er viktig uansett hvilken løsning man ønsker å ta i bruk. Selv om planlegging tar tid, tar det enda lengre tid å rydde opp i etterkant.


Jill W. Mathisen er Consulting Manager i Sopra Steria Business Consulting avdeling Digital Channels. Jill har jobbet med SharePoint og samhandling de siste åtte årene. Hun kjenner SharePoint både som prosjektleder, rådgiver og informasjonsarkitekt, og er ikke fremmed for å sette opp deler av løsningen selv.

6 kommentarer om “Dokumenter på SharePoint: Er bruk av mapper en god idé?

  1. Min personlige løsning er en flat struktur med flere ledd i mappenavnene, f.eks.
    Klient1 – prosjekt1 – bilder
    Klient1 – prosjekt1 – tekst
    Klient1 – prosjekt2
    Klient2 – prosjekt1
    Klient2 – prosjekt2

    Og så videre. Da slipper jeg å grave og lete, og kan skumme meg kjapt frem til riktig mappe. Krever en viss disiplin og et fastsatt system, men uten dette er man fortapt uansett.

  2. Ser at kommentaren ble formatert uten linjeskiftene mine. Poenget er å implementere trestrukturen i navnet til alle mappene, som alle ligger på ett nivå. Alfabetisk sortering sørger da for at man finner igjen det man leter etter. Eks. «Klient3 – prosjekt2 – kontrakter».

  3. En annen ulempe ved å bruke flate strukturer i O365 er at det tar noe tid før søkeindeksen er oppdaterte og dokumentet er gjenfinnbart både med filnavn og andre søkekriterier.

    En annen ting jeg har gjort med hell er å opprette grupper i O365 hvor personer kan dele dokumenter. Disse gruppene vil man ha tilgang til selv om enkeltpersoner slutter og man unngår problemer som på OneDrive hvor dokumenter for blir utilgjengelige. I tillegg kan man dele enkeltdokumenter med andre utenfor gruppen.

    🙂

  4. For min del foretrekker jeg å skru av mulighet for brukerdefinerte mapper, og istedet definere ulike visninger. Visningene fremstår da som mapper, der «mappe»strukturen styres ved verdi på valgte metadata og hver visning kan settes opp med struktur som passer for det aktuelle behovet.
    Dersom man må forholde seg til mapper kan man fortsatt benytte visninger på samme måte, man setter da opp visning slik at alle dokumenter «trekkes opp» i en flat struktur og synliggjøres som nevnt ovenfor. De som ønsker å navigere i en fast mappestruktur kan gjøre det, de som trenger et alternativ kan velge passende visning. Ulempen her er at mappestrukturen som sådan kan utnyttes til å spesifisere metadata, dvs. at metadata defineres ved dokumenters plassering i en mappestruktur og ikke som eksplisitte metadata på hvert enkelt dokument.

Legg inn en kommentar