ERP: Enda et IT-system, eller et forretningskritisk valg?

Mange bedrifter søker hjelp til å effektivisere arbeidshverdagen sin, og veldig ofte kommer hjelpen i form av IT-systemer. Innen forretningskritiske områder som eksempelvis regnskap, logistikk, prosjektstyring og kundeoppfølging, er det ofte spørsmål om valg av riktig ERP-system.

ERP, eller Enterprise Resource Planning, er et rimelig ullent begrep om ett eller flere systemer og programvare som støtter opp om flere av en bedrifts forretningskritiske virksomhetsområder. I norsk sammenheng forsøker man å enes om ERP kan være synonymt med forretningssystem, eller om forretningssystem er mer omfattende enn ERP-begrepet. Dette overlater jeg til andre å finne svaret på. Fakta er at ERP-systemer kan inneholde mye funksjonalitet, mindre og kanskje mer bransjespesifikk funksjonalitet, eller funksjonalitet som kan kombineres med andre systemer. Alle disse alternativene kan per i dag kalles ERP.

Prosjektledelse

Hva er ditt behov?
ERP tilbys både som hyllevare og skreddersøm, og mange konsulentselskaper kan hjelpe med å implementere og ikke minst drifte de ulike systemene. Men hvordan vite hvilket ERP-system du skal velge? Og hvordan finne ut hva du egentlig har behov for? Skal du ha flere systemer som snakker sammen? Eller kan du klare deg med én totalløsning? Skal det være lokalt installert, eller kan du gå for en skybasert løsning? For å gjøre en sammenlikning med treningsformer, så blir det omtrent som å spørre seg selv om du skal trene sykkel eller triathlon. Eller undersøke hvilken treningsform man skal velge dersom man aldri har satt sin fot i en joggesko. Hva er ditt behov for å komme dit du vil?

Uansett valg av system, uansett om man velger lokal hardware eller sky; du må finne den løsningen som passer deg og din bedrift. Her gjelder det samme som med alt annet her i livet: Selv om naboen eller liknende bedrifter velger slikt eller sånn, betyr det at du må velge det samme? Hvis kollegaen din blir superfit av å danse Zumba, vil du bli det samme hvis du ikke eier rytme og hater å danse?

Har du spurt deg selv om hva du trenger hjelp til og hva kan du gjøre minst like effektivt selv? Det er du i så fall ikke alene om å lure på. Mange mindre bedrifter som spør seg om det samme, mens de større nok for lengst har sett at mange manuelle oppgaver må utgå, da de etter hvert som bedriften har blitt større skaper flere og flere feilkilder. Manuelt arbeid kan være tidkrevende, og man kan miste verdifull tid til oppgaver som lett kunne vært gjort automatisk, som avstemming av bilag, oppdatering av kundeopplysninger, etc.
Og tapt tid er tapte penger…

Papir

Å finne «det som er rett for meg» kan være avgjørende for selskapets suksess
Hva må uansett være på plass og fungere for at selskapet skal fungere? Hva er hjertet eller hovedpulsårene i selskapet? Svaret er selvsagt menneskene som jobber der, men som regel også ett eller flere IT-systemer. Systemer som skal være med på å forenkle hverdagen til den enkelte og effektivisere driften. Hva skal man så velge av systemer, og hvor mange? Skal jeg velge personlig trening og proteinpulver, eller holder det med noen timers løping i skog og mark og myndighetenes kostholdsråd? Her må en behovsavklaring inn.

Ofte ser ikke kunden selv hva som er eget behov:

«Jeg må ha et regnskapssystem som snakker med banken min slik at jeg får avstemt bilagene mine automatisk!»

Eller

«…jeg må ha et prosjektsystem som snakker med CRM-systemet, slik at jeg kan planlegge og budsjettere i samme system som jeg allokerer rett folk til rett kunde til rett tid – uten å dobbeltbooke noen.»

Enten det er regnskap, OS-plattform, CRM, telefoni, logistikk, prosjekt eller andre livsnødvendigheter for bedriften – verdien av å finne «det som er rett for meg» kan være avgjørende for selskapets suksess i markedet.

De lærde strides om ERP
Jeg har fremdeles ikke svart på hva ERP faktisk ER. Det er heller ikke gjort i en håndvending, og her strides også de lærde. Jeg er medlem av en ERP-gruppe på LinkedIn, og selv her krangles det om hva som er ERP og hva som er alt annet. Jeg mener at et ERP-system bør støtte en bedrifts behov for å automatisere manuelle oppgaver, slik at man får tid til alt det andre man skal rekke i løpet av arbeidsdagen. Og dermed får brukt fritiden sin på annet enn jobb; for eksempel trening.

Min anbefaling er: Sett opp klare kriterier for hva du trenger og hva som er viktig for deg. Snakk med noen som kan mer enn deg og som kan gi objektive råd. Våg å tenke ut av boksen, men husk å ta avgjørelser som er i tråd med dine og bedriftens verdier.

Husk: DU er den eneste som kan gi svar på hva som er rett valg for DINE behov! Lykke til med valg av system! Og treningen 🙂

 

Mari Sophie F. Hveem har lang erfaring som prosjektleder innen IT. Hun har bakgrunn fra Accenture og Xledger, og har også jobbet som markedssjef i sistnevnte selskap. Mari Sophie har alltid hatt interesse for samhandlingen menneske/teknologi og menneske/ledelse. Hennes daglige virke er prosjektledelse i Steria, men hun jobber kontinuerlig med å få inn nye perspektiver på innføringen av noe nytt i en organisasjon. Mari Sophie er sertifisert prosjektleder (Prince2®), er utdannet siviløkonom med master i Internasjonal Ledelse, og jobber i tillegg som treningsinstruktør. Gode utgangspunkt for å treffe mennesker på ulike nivåer og i ulike settinger i livet.

 

Legg igjen en kommentar