Når selskapspraten ødelegger hverdagen

Hvor ofte kommer du hjem fra jobb og tenker at i dag fikk jeg virkelig gjort alt jeg skulle gjort? Gode arbeidsrutiner er et ledelsesansvar.

For meg skjer det ikke så ofte, og jeg tipper vi har noe til felles.

Før lunsj har du vært i to møter du ikke visste du skulle i. Når du kommer tilbake ligger 19 uleste e-post og venter. Du har fem ubesvarte anrop, og må avlyse møtet som sto på kalenderen etter lunsj, fordi en kollega trengte en kvalitetssjekk før sitt enda viktigere kundemøte. Lunsjen rakk du forresten heller ikke.

Det er nok av arbeidslivsteorier som forteller deg at alt dette er din skyld. Hadde du bare ”jobbet smartere”, fått ting gjort og tatt deg sammen, hadde du klart alle dagens nye oppgaver, kommet gjennom dine egne, OG hatt tid til å invitere en gammel venn på overraskelseslunsj.
Så enkelt er det ikke.

Lars Pedersen2liteSterias eneste psykolog: Lars Pedersen skriver om hvordan hjernen ofte får for mye å forholde seg til.

Hjernen er full av svakheter
Aldri før har vi mennesker hatt mer informasjon å forholde oss til. Ofte blir det for mye. Menneskehjernen er fantastisk, harddisken og operativsystemet i vårt eget hode håndterer en stadig mer kompleks virkelighet, selv om de ikke har hatt en oppgradering på noen hundre tusen år (mens Microsoft kjørte sin foreløpig siste i 2012 for å kjøre på maskiner som minner lite om min gamle Commodore 64).

Men: Menneskehjernen er ingen maskin. Den er full av «svakheter» som skaper utfordringer for oss. De viktigste i denne sammenheng er:
• Vi har begrenset kapasitet til å ta inn mye informasjon samtidig. Med vårt sanseapparat kan vi ikke huske og håndtere for mye på en gang. Vi trenger tid til å systematisere, sette ting inn i et kontekst. ”Jada, jeg tar det straks”, sier jeg. Og dermed er det borte og kun en vag følelse av noe ugjort er igjen.

• Vi er nytelsesorienterte – vi gjør gjerne ting som gir oss en umiddelbar tilfredsstillelse. En liten kaffepause. Et klikk innom vg.no. En statusoppdatering på Facebook. Deadline er tross alt først fredag.

• Vi er sosiale – vi liker å samhandle, vi svarer på innkommende e-poster og telefoner, og er tunet inn på alt som skjer i landskapet rundt oss. Og nå skjer det mye.

Det finnes mange metoder som lærer hver enkelt medarbeider å strukturere dagen sin bedre. Men ”Det digitale kaos” gjelder mer enn enkeltpersoner. De gode strategiene du lager for deg selv, kommer til liten nytte, så lenge du fortsatt bombarderes med like mye, har like stort antall henvendelser, like mye kommunikasjon gående.

Disse ”problemene” skaper vi sammen. Derfor må vi også være sammen om å løse dem. Aller mest er det et ledelsesansvar. Toppledelsen er selskapets viktigste kulturbærer, også når det gjelder kommunikasjon og samhandling.

Ledelsen må ta bevisste valg om informasjonsflyt
Jeg er ingen teknologi-pessimist som mener at mailen skal sjekkes bare en gang per dag, at Lync må skrus av og at Yammer er en jammerdal. Tvert imot, dette er kraftfulle verktøy som gir uvurderlige muligheter for informasjonsutveksling. Men jeg mener det er et lederansvar å sørge for at de blir brukt på en måte som gjør hverdagen mer effektiv – ikke mindre.
Hvordan håndterer vi informasjon i vår organisasjon? Hva er viktig å kommunisere her og nå, hva kan vente? Skal alle hastehenvendelser gjøres på Lync og SMS, mens e-post brukes til det som kan vente? Hva skal legges hvor på SharePoint? Er det greit å si at det ikke passer når noen ”bare skal ha fem minutter” eller vil ha deg i et møte uten agenda? Kort sagt: Hvordan vil vi ha det?

Dette er et kulturspørsmål. Enhver ledelse må ta bevisste valg rundt informasjonsflyten i organisasjonen. Gjør internkommunikasjon og samhandling til et konkurransefortrinn! Etabler en gruppe som får i oppdrag å finne ut hvordan organisasjonens kommunikasjonskultur skal være. La den finne de applikasjonene som passer og lag kjøreregler for hvordan de skal brukes. Gjør det til tema i alle lederprogrammene: Slik leder du dine gjennom det digitale og sosiale kaos!

Gevinsten vil være at flere medarbeidere får den gode følelsen ved slutten av arbeidsdagen – ”i dag fikk jeg faktisk gjort MER enn jeg hadde forventet”. Det er ikke bare en seier for hver enkelt, det er kroner og øre på bunnlinja, og en seier for hele organisasjonen.

Lars er seniorrådgiver i Consulting. Han jobber med større og mindre endringsprosesser, med spesiell oppmerksomhet på det menneskelige aspektet. Lars er Sterias eneste psykolog. Uten at hverdagen nødvendigvis blir enklere av den grunn.

Foto: Hanne Kristine Fjellheim/Steria

En kommentar om “Når selskapspraten ødelegger hverdagen

  1. Tilbaketråkk: Steria

Legg inn en kommentar