Kan kirken – kan vi!

Til og med kirken satser på digital samhandling! Trude Evenshaug fortalte ivrig på vårt seminar  hvordan kirken har behov for å samordne alle deler i sin virksomhet og skape nye arenaer som ansatte og mange tusen frivillige kan samarbeide på. Dette og mange lyntaler, gav inspirasjon for mange gode innspill til workshop. Her følger en kort oppsummering fra tema 4: Digital samhandling og nye kommunikasjonsformer.

De beste ideer kommer frem når man står oppreist
De beste ideer kommer frem når man står oppreist

Vi hadde mange interessante diskusjoner, mest rundt generelle utfordringer og selve implementeringsfasen, men også noen tanker om hva ledelsen bør gjøre og hva som motiverer de ansatte til å benytte digitale verktøy for samhandling. Det vi alle var veldig enige om var at samhandlingsprosjekter består av 20 % teknologi og 80% arbeid med mennesker og kultur. Vi må jobbe med endringer, endring i tankesett hos den enkelte, endring av bedriftskultur, endring av måten å lede på. Samhandling definerer vi som at to eller flere mennesker gjør noe sammen, snakker, deler og samarbeider.

Mange har hørt om de store, teknologitunge prosjektene som blir forsinket, sklir på kostnader eller kommer aldri i mål. Med 20/80 deling, der 20%  er teknologi, da må det jo være enkelt å få til samhandlingsprosjekter? Så hvorfor er det ikke så enkelt? Det er selvsagt et sammensatt bilde og ditto svar, men her er noen av utfordringene vi diskuterte:

Mangel på brukerbehov. Brukerne selv ser ikke at de har behov for digital samhandling, og ser ikke umiddelbart gevinstene. Mange opplever at det er mye teknologi som påvirker deres hverdag, kanskje for mye, og det forventes at man skal ta det i bruk riktig, uten retningslinjer eller opplæring. Og så er det jo dette med sikkerhet, man får gjerne ikke tilgang til alt på de nye plattformene.  Dessuten har man jo fortsatt de gamle fagsystemene, som man kan godt, og som fungerer helt greit i forhold til å få gjort jobben sin, men ikke så godt for å samarbeide med de i naboavdelingen. De andre jobber i et eget system, selv om for eksempel begge avdelinger jobber med samme kunder. Men slik har det jo alltid vært, og vi klarer oss bra!?

For et til to år siden, var det få i Norge som visste at de hadde behov for å engasjere seg i Facebook-verden, mens i dag er det veldig mange som har oppdaget at denne samhandlingsplattformen faktisk gir nytte. Etter litt prøving og feiling. Men den gir også støy. Uinteressant informasjon kommer vi ikke unna, men vi må lære oss å sile bort støyen. Det er som å lese avisen, man leser ikke alle artiklene i avisen, man blar forbi, men leser gjerne de man finner interessante.

Ledelsen virker å være totalt fraværende i samhandlingsprosjekter. I beste fall har lederne hørt at det er noen i virksomheten som snakker om det, men det angår liksom ikke dem selv, bare andre. Det skyldes nok i stor grad inkompetanse i hva samhandlingsløsninger er og gir, og for lite innsikt i hva det gjør med oss at vi alle lever i en turbulent verden, med raske endringer og et internett som konstant pulserer mot oss. Denne verden krever en annen form for ledelse, en ledelse som bygger mer på tillit enn på kontroll og kvantitative mål. Kanskje bør belønningssystemer rettes mer mot handlinger som gir kvalitative mål?

Det er ikke alltid enkelt å vise til gevinster i samhandlingsløsninger, men man kommer nok ikke utenom hvis man skal ha ledelsen med seg. Ofte kan gevinstene være bygget på en opplevelse, for eksempel bedre kundeopplevelse, raskere gjenfinning, bedre oppfølging (kvalitet) etc.. Man må være litt kreativ og finne ut hvordan man kan måle dette, for det er viktig for både ledelse og ansatte å få bekreftet at investeringen er nyttig og  ikke bare blir en kostnad.

Det som fortsatt gjelder er at de ansatte liker ledere som bryr seg, og da må lederen involvere seg i det som angår samhandling, også digital sådan.

Det fører oss over på motivasjon. Det er ikke spesielt motiverende å få mange løsninger, som man ikke vet hvordan eller hvorfor man skal bruke de. Som en sa «Så fint at jeg har fått Lync, men hva skal jeg bruke det til, og hvordan hører det hjemme blant alle de andre løsningene vi har?» Dessverre er mange samhandlingsprosjekt styrt fra teknologisiden, og avsluttes dermed så fort systemet er installert. Her må ledelsen ta grep, gjøre veivalg, og stake ut kursen for HVA, HVORDAN og HVEM, slik at de ansatte både forstår hvordan og hvorfor en løsning skal benyttes. Forutsetningen for å lykkes med digital samhandling, er å ta egen medisin. Lederne må også benytte samhandlingsløsningene aktivt, det vil jo både gjøre dem til bedre ledere samt få økt tillit i organisasjonen.

Hva må til? Noen må gå foran, dvs. man må tillate prosjekter for å teste ut ideer og løsninger, og det må da være lov å bomme.  Bedre å bomme med et lite pilotprosjekt, enn en full utrulling med bommert ut til hele organisasjonen. Skap engagement ved medvirkning, la mange bidra og bli anerkjent for sine gode ideer. Sørg for at prosjektet skaper suksesshistorie, da er det lettere å bygge videre på samme konsept for å løse flere ting. En krise er perfekt! Å få samhandlingsprosjektet til å løse en krise, planlagt eller simluert, er som å få en gave i hendene; det blir en suksesshistorie som alle er takknemlige for og som alle forstår verdien av.

Ivrige workshopdeltakere
Ivrige workshopdeltakere

Takk til alle som bidro i workshopen!

Her er lenke til lyntalen som ble holdt av Kristin Larvin i forkant av worshopen:

 

 

I Work as a Senior Business Consultant to achieve effecient use of IT in enterprises. Keywords: Enterprise Content Management, Digital Self-service, Trawling requirements, Innovation & Improvements and Information Management for sharing knowledge and collaboration.

Legg inn en kommentar