Inspirerende open space

Sist helg var jeg på Agile Coach Camp der vi hadde to dager fylt med open spaces med positive, engasjerte og smarte mennesker.

Open spaces på Agile Coach Camp

Helgen viste meg noen av de beste mulighetene man har til å utnytte open space. Her er et utvalg av sesjoner og hva som gjorde dem bra:

  • På min første sesjon «Certified Scrum Dev exercises» ba jeg om ideer og innspill til hvordan å gjennomføre et kurs for folk som vil bli bedre utviklere. Det var bare seks personer som møtte opp og vi hadde en ganske kort diskusjon, før jeg spurte de som var til stede om de hadde lyst til å prøve en praktisk workshop jeg hadde lest om. Så brukte vi 30 minutter der vi programmerte «Elephant Carpaccio». Jeg hadde lest litt om øvelsen før workshopen og jeg har selv deltatt på øvelsen for et halvt år siden. Ut over det hadde jeg ikke gjort noen forberedelser.
  • Jeg deltok på Olaf Lewitz sin open space om «Scoping techniques«. Olaf tegnet opp et sett med teknikker på en flipover: Feature Injection, BDD, User Story Mapping, Effect Maps. Noen i publikum spurte «kan du fortelle litt mer om feature injection,» og så tegnet Olaf opp en skisse som demonstrerte arbeidsflyten. Noen foreslo andre teknikker, for eksempel så forklarte jeg modellen Evo. Olaf skisserte det jeg beskrev på en flipover. Olaf hadde forberedt seg med noen tanker på forhånd om hvilke teknikker han ville ha med seg og hvordan han kunne fremstille disse.
  • Karianne gjennomførte en liten open space sesjon med tittelen «Refactoring dojo«. Hun hadde tatt med et kodeeksempel hun hadde brukt før og en PC, og de som møtte opp gjorde forbedringer i koden. Karianne koblet sin PC opp på en projektor og det gikk på omgang hvem som satt ved tastaturet og hvem som observerte og kommenterte det som ble gjort.
  • Jeg hørte fra noen som hadde deltatt på Joh og Simon sin open space «Breaking big rocks«. Her hadde facilitatorene forberedt et nøye planlagt opplegg: De beskrev et eksempel på et «stort problem» («big rock»). Så delte de opp gruppen i grupper på 3 og ba hver gruppe komme opp med noen store problemer på post-its. De hang opp problemene på en flipover. Så ba de gruppene om å velge et problem hver og diskutere hva som gjorde det stort. Når gruppene hadde diskutert, samlet de sammen beskrivelsene og demonstrerte hvordan de problemene folk hadde samlet inn egentlig var veldig like. Jeg fikk inntrykk av at Joh og Simon hadde brukt litt tid på å planlegge sesjonen og bestemme seg for hvilke spørsmål de skulle stille til gruppen.
  • Jeg deltok på en annen sesjon med Olaf Lewitz – «Lean procrastination«. I introduksjonen fortalte Olaf at han hadde holdt en keynote med denne tittelen for et par uker siden. Vi hadde en projektor tilgjengelig, så deltagerne spurte om han kunne gå gjennom presentasjonen for oss. Resten av sesjonen ble en uformell presentasjon med slider.
  • Jeg foreslo en kvelds-open space med tittelen «how to fix devs«. Jeg introduserte med «vi klager alltid over prosjektledere, kunden, produkteiere, arkitekter osv. Nå vil jeg klage litt over (oss) utviklere». Vi hadde en liten diskusjon og jeg presenterte noen tanker om hvordan vi burde justere på rammene for utviklere, for eksempel at «i stedet for at utviklere gir estimater for oppgaver, hva om produkteier gir budsjetter for oppgaver». Jeg hadde tenkt mye på temaet før open space og fikk masse bra feedback på hvilke av disse tankene som virket fornuftig som jeg kan ta med meg videre.
  • I en tidsperiode der jeg ikke fant en sesjon som jeg inspirerte meg, gikk jeg rundt og hørte på litt forskjellig. Jeg ble sittende på slutten av en sesjon som het «Definition of Agile Coaching«. I løpet av sesjonen hadde gruppen produsert denne definisjonen: «Agile coaching is a 100% client-focused engagement which enables continuous improvement, because the client owns aligned goals and purpose across organisational levels and the people doing the work define the steps towards those
  • Jeg holdt en siste open space på søndag, denne om «non-violent communication«. Jeg introduserte med «jeg har lest en bok som ga meg masse tanker jeg synes var spennende, jeg vil gjerne diskutere dette med dere». Diskusjonen var ustrukturert og springende, men det var mange som deltok og alle følte at de både bidro og fikk utbytte av alle de forskjellige diskusjonene. Jeg noterte meg noen ord på et par flipovers, men notatene var ikke mulige for noen som ikke hadde deltatt å forstå. Diskusjonen skapte mye tanker om hva vil det egentlig si å tvinge noen i en diskusjon. Vi fikk en positiv atmosfære i gruppen som ga en fin avslutning på helgen.

Om jeg skal trekke noen konklusjoner: Man kan komme til en open space med forskjellig grad av forkunnskap og forskjellige forventninger. Du kan stille med med en ferdig presentasjon, en plan med spørsmål, en liste over relevante spørsmål og ideer, eller bare med et tema (som da jeg foreslo «non-violent communication»). Resultatet kan bli at man gjennomfører en øvelse sammen, produserer et resultat, kommer opp med en liste med ideer som folk kan sjekke ut etterpå eller at man bare har en hyggelig samtale.

Vellykkede open spaces kommer i mange størrelser og fasonger. Et av prinsippene bak open space er «whatever happens is the only thing that could have happened». Eksemplene mine fra Agile Coach Camp demonstrerer dette prinsippet: Man kan komme til en open space med forskjellig grad av forkunnskap og forskjellige forventninger. Når gruppen får en sjanse til å forme innholdet, blir opplevelsen verdifull for alle.

Principal Software Engineer i Sopra Steria Norge. Har jobbet i 15 år med utviklingsprosjekter, hovedsaklig i Java. Arrangør og initiativtaker i fagmiljøet rundt Smidige utviklingsmetoder i Oslo.

3 kommentarer om “Inspirerende open space

  1. Sesjonene som ble gjennomført på Agile Coach Camp 2012 var en øyeåpner for meg mht. hva en open space kan være.

    Jeg fikk i sin tid presentert et syn på open spaces som ‘pausediskusjoner satt i system’, og for flertallet av sesjonene jeg har deltatt på passer den beskrivelsen bra. Mange av dem har hatt helt andre formater, men jeg synes allikevel det er en stor forskjell mellom open spaces på f.eks. Smidigkonferansen og de som fant sted på ACCN.

    Dels skyldtes dette samarbeidsinnstillingen, hvor deltakere underveis tok det som en selvfølge å samle opp alle gode poeng og sørge for at notatene ble hengt opp i fellesarealet etterpå. Å ha notatene tilgjengelig ga både en forsterkning av tilegnet kunnskap for sesjonene jeg deltok på, samt muligheten til å snappe opp poenger fra de jeg hadde gått glipp av. Dermed hadde jeg en bedre helhetsforståelse av hvilke tema som ble diskutert og et utgangspunkt for nye (oppsøkende) samtaler.

    Hoveddelen av forskjellen tror jeg imidlertid var den mesterlige balansegang flere av tilretteleggerne gikk mellom å lede sesjonen og å delta. Jeg har tidligere vært vant til en mye tydeligere rolledeling, hvor den som leder sesjonen enten er en foredragsholder som formidler et budskap til gruppa, eller at haun selv reduserer seg til en deltaker og ikke styrer retningen i diskusjonen.

    Johanna og Simons ‘Cracking Big Rocks (Solving Big Problems)’ er et godt eksempel. Utgangspunktet deres var: «Dette er en type problemer vi alle strir, vi skal fortelle litt om våre erfaringer med å løse våre egne.» Etter å ha satt scenen ledet de gruppa gjennom en felles oppdagelse av temaet ‘big problems’ hvor vi sammen utforsket smerter og løsninger. Gjennom det hele hadde de et fleksibelt men målrettet pedagogisk opplegg, som lot dem trekke på deltakerne for alt innhold, uten på noe øyeblikk å miste retning eller struktur på behandlingen av temaet.

    Her er min oppsummering av sesjonen deres:

    1. Tilretteleggerne fortalte kort om seg selv og bakgrunnen for at de ville ta opp temaet ‘Solving Big Problems’

    2. Spørsmål til gruppa: Hva er ‘big problems’?
    Man inviterte til deltakelse ved å utforske hva som gjør en oppgave stor for den enkelte. Hvordan oppleves det? Alle bidro med eksempler og fortellinger som de andre kunne kjenne seg igjen i. Gjenkjennelsen på tvers ga begrepet ‘stort problem’ en kontekst og gjorde den mulig å leve seg inn i.

    3. Spørsmål til gruppa: Hvorfor er ‘big problems’ problematiske?
    Fasilitert tankemyldring, hvor tilretteleggerne først ga en kort innledning for å lage rammer for spørsmålet.

    4. Individuell øvelse: Velg ett eksempel på et problem som er stort for deg.
    Med den bakgrunn som er skapt av 1-3, fikk deltakerne i oppdrag å skrive ned et konkret og reelt problem som oppleves som ‘stort’.

    5. Lapper samles inn, forklares ved diskusjon og settes på tavla.
    (Samspill mellom fasilitator og deltakere.)

    6. Deltakere velger 2-3 problem fra tavla som er store for dem, og setter dem i prioritert rekkefølge på egen lapp.

    7. Små grupper (2-3 personer) diskuterer (med utgangspunkt i de valgte problemene)
    a) hva gjør problemer store?
    b) hvordan kan problemene gjøres mindre?

    8. Funnene fra gruppene presenteres i plenum

    9. Tilretteleggerne runder av med å presentere sine egne (medbragte) innsikter og erfaringer

Det er stengt for kommentarer.