Innboksen som arbeidslivets kjellerbod

Kjekt å ha. Hvor mange av e-postene du fikk i dag tror du at du virkelig kommer til å få bruk for? Slettet du de du ikke trengte? Tok du vare på viktige vedlegg?

I min kjellerbod er det veldig fullt rett til venstre rett innenfor døra, for det er så lett å løpe ned med noe jeg ikke trenger å ha stående fremme og lempe det der. Boden har reoler og to skap, men det er ofte jeg ikke tar meg tid til å finne den beste plassen for det jeg bærer ned.  Dette tar jeg ikke så  tungt, for jeg  finner stort sett det jeg leter etter senere. Men jeg har alltid intensjoner om å få ryddet ut av boden når borettslaget leier container.

For mange er innboksen en kjellerbod hvor man oppbevarer det som er kjekt å ha – gjerne rett innenfor dørterskelen uten å legge i mapper – og ettersom e-postene kommer til innboksen av seg selv fylles den enda raskere enn boden.

Hvis du bruker innboksen som arkiv fordi det er stedet med best struktur og best funksjonalitet for  søk og gjenfinning, så er det noe annet som er galt. Betyr det at det ikke finnes noen gode samhandlingsløsninger? Betyr det at du har en egen mappestruktur du ikke selv klarer å finne frem i? Betyr det at det er vanskelig å legge vedleggene som kommer med e-postene på rett plass.

E-post er så lett. Det er litt som kopimaskinene på 1990-tallet. Det ble så lett og billig å ta en kopi så man gjorde det for sikkerhetsskyld. Selv om mange arbeidsplasser har begrensing på størrelsen på innboksen, så er det ikke regler eller restriksjoner på hva man får lagre. Derfor tenker man at det er billig teknologi. Man hvis man spør den IKT-personen som har Exchange ansvar hva han eller hun synes, skulle han ønske at folk var litt flinkere til å slette e-post; særlig at folk kunne slutte å sende morsomme e-poster med store bilder som blir sendt til den ene kollegaen etter den andre og slik tar opp mye plass mens den vokser som celledeling. Akkurat som du ikke ønsker å måtte betale ekstra for å leie oppbevaringslokaler for esker du ikke husker helt hva inneholder, ønsker heller ikke IKT-avdelingen å betale for å ta vare på irrelevant informasjon.

Det finnes tekniske e-postarkiveringsløsninger for å avlaste Exchange servere og arbeidsplassen bør tilrettelegge med gode samhandlingsløsninger, men mye kan også gjøres med å forbedre egne rutiner.

Fem tips til høstdugnad i den digitale kjellerboden din:

  1. Slett med en gang det som bare var til informasjon og som du aldri kommer til å få brukt for. Dette burde være selvsagt, men det er så lett å glemme.
  2. Ha kontroll på mappestrukturen i innboksen. Sorter det du vil ta vare på over i mapper. Det er ikke lurt å ha for mange mapper, men prosessen å flytte e-post over i mappe gjør det bevisst på om du er interessert i å ta vare på den eller ikke.
  3. Bruk lenker istedenfor vedlegg der det er mulig. De arbeidsplassene der man har gode samhandlingsløsninger er det bedre å dele lenker til dokumenter enn å sende dokumenter som vedlegg for å være sikker på at det er siste versjon man får se. Og privat er det like greit å sende lenker til digitale fotoalbum, som å sende bilde-filer som vedlegg.
  4. Lagre de vedleggene som du kan få brukt for. E-post kan være en formidler av viktig informasjon. Hvis vi snakker e-post i jobb sammenheng, bør informasjonen overføres til et arkivsystem eller en informasjonshåndteringsløsning slik informasjonen blir virksomheten sin og ikke din.
  5. Lag rutine av slettingen. Hvis du rydder e-posten sammen med morgenkaffen, før du går for dagen eller en gang i uken, blir det enklere å finne det du faktisk har brukt for

 Både du som enkeltperson og du som virksomhet har best av å ikke ha mye i innboksen!

10 kommentarer om “Innboksen som arbeidslivets kjellerbod”

  1. Flott at du løfter opp innboksen som viktigere enn en kjellerbod! Altfor få lar være å utnytte det nyttige verktøyet innboksen kan være for å holde oversikt over uløste oppgaver. Å tilnærme seg hver eneste e-post som en oppgave – hvor oppgaven ofte består i å slette e-posten – gjør innboksen til et kraftfullt verktøy for å redusere stress, bedre etterrettelighet og å gjøre riktige prioriteringer mellom oppgaver.

  2. Etter at søkefunksjonen i Outlook faktisk har blitt ganske så brukbar så har jeg sluttet å bruke mapper uten at jeg føler at innboksen føles ut som kjellerboden min (der jeg faktisk har ting i esker, men husker aldri hvilken eske det jeg er på jakt etter ligger i..). Jeg antar at det er litt smak og behag, akkurat som organisering av kjellerboder. Jeg er forøvrig helt enig i rådene om vedlegg. Send lenker i stedet der det er mulig!

  3. Man kan gjøre det du foreslår.., eller overlate problemet til gmail! Med tilnærmet ubegrenset lagringsplass og fantastiske søke- og filtreringsmuligheter er ikke lenger en inbox det den engang var. Inboxen min ligner mer og mer på en twitter-klient; epostene er en evig informasjonsstrøm som bare tikker inn og etterhvert forsvinner nedover uendeligheten i google’s datasenter. Bekyrmer meg ikke lenger for å ha flere tusen(!!) uåpnede eposter. I dag bør man tenke seg godt om før man etablerer egen drift av eposttjenesten.

  4. Vi lever i et samfunn for informasjonsmengden eksploderer. Derfor liker jeg Jørns forslag om å se på mottak av e-post som en oppgave og at den oppgaven ofte er sletting. Jeg forholder meg til samme prinsipp uansett om det er jobb-innboksen eller gmail. Selv om gmail er gratis og godt søkbar, har jeg ikke interesse av å ha unyttig informasjon der heller.

    Når det gjelder mapper tror jeg det er mye en smaks sak. Jeg liker mappene for å kategorisere på min egen måte og ser på det som et ekstra metadatafelt som kan forenkle gjenfinning. Men akkurat det aspektet kunne vel vært løst på en annen måte. Og jeg liker at Outlook muliggjør søk på tvers av mappene, – noe som dessverre ikke går med eskene i kjellerboden! Likevel vil jeg argumentere for at at den mentale prosessen ved å overføre til mapper forenkler det å ta beslutningen om sletting. Når jeg satser på å ha tom innboks, må jeg enten definere i hvilken sammenheng jeg kan ha brukt for e-posten senere, eller at jeg ikke har brukt for den.

  5. Tilbaketråkk: Forsvaret på slankekur
  6. Jeg er en sletter 😉 Har hatt en powerpresentasjon (kvarter) om påstanden om at Outlook kan brukes som en transithall for kommunikasjon, selvom mange fremdeles benytter den som filserver. IT avdelingen settes i gapestokk fordi vi har begrensninger på exchange. Men når «all» mail kan lagres med etklikk til en SharePointløsning, og Fast finner det du trenger, er det logistikk som er terskelen?

  7. Flott, Unni! Teknologisk modenhet og organisatorisk modenhet er dessverre ikke alltid på samme nivå, så det er nok ikke en mental endring som skal til.

  8. Jeg synes epostboksen fungerer helt utmerket som personlig arkiv. Det er lett å søke, som gjør at det er veldig ulikt kjellerboden. Plass er billig så IT-avdelingens begresninger bør være deretter (altså bør man snakke GB og ikke MB når grensen settes). At det er lett å arkivere til et sentralt arkiv er fint. Det meste av eposten jeg får hører dog ikke hjemme der. Ettklikksløsningen med Sharepoint og Fast høres jo uendelig mye dårligere ut enn Nullklikksløsningen min for innboksen. Å slette epost som man garantert ikke har behov for er jo greit men det er mye informasjon jeg kanskje/kanskje ikke får behov for seinere. Da kan den bare ligge der og være søkbar. At det er veldig mye informasjon og vanskelig å finne frem er et fint argument for å la være å arkivere unyttige ting og heller beholde dem i innboksen min. Der finner jeg det jeg trenger enkelt og greit og andre trenger ikke bli forstyrret av det de oppfatter som rot.

  9. Selvfølgelig er null klikk bedre enn ett klikk, men å legge e-post på SharePoint bør vel motiveres av at det er informasjon som skal deles. Hovedfokuset mitt er at man ikke skal arkivere unødvendig informasjon og det ser det ut til at du er enig i.

  10. En innboks er en postkasse. Når du har åpnet brevet og lest innholdet har du tre valg:
    1. Gjøre noe med det nå (besvare, videresende, utløse annen oppgave)
    2. Gjøre noe med det senere (legge inn i oppgaveplanlegger; og/eller i tid – kalender)
    3. Kaste det, eller ta vare på det ut fra følelsen at du kan få bruk for det senere (gjenbruk eller bevis).

    E-post, som til nå nesten har vært synonymt med Outlook er et godt verktøy for oppgaveplanlegging med sine integrerte «tasklists» og sin eminente kalenderfunksjonalitet. Som hjelpemiddel til oppgavene 1 og 2 er det dermed et utmerket verktøy (som de som skal lage intranett/»minside»portaler sliter med å matche).

    Som oppbevaringssted for informasjonen (arkiv) har e-post to store utforinger:
    1. E-post har for få metadata (Det er derfor du oppretter mapper i innboksen – hvilket egentlig ikke gir mening. Du har da ikke gammel papirpost i egne bokser i postkassa di)
    2. E-post har for dårlig sikring. (Brukerstyrt sletting, innholdsredigering etc.)

    E-post som en av en eller anne grunn skal ta vare på burde derfor til et annet sted. Hverfall hvis en tar virksomhetsbehovene på alvor. Som Kristine skriver er e-post på Sharepoint enda kun interessant av informasjonsdelingshensyn, men hvis Microsoft tok ECM seriøst en dag ville de ikke håndtere e-poster på annen måte enn andre dokumenter. Det er det ingen grunn til (ut over at Outlook er MS- verktøyet folk flest er mest fornøyd med da selvfølgelig) og veldig mange gode grunner mot…

Legg inn en kommentar